000818.ru

Финансовые и Бух. услуги
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как ответить всем, включая себя, в Outlook?

Почему все любят MS Outlook?

Почему все любят MS Outlook?

Честно говоря, я не являюсь большим поклонником почтового клиента Microsoft на работе. Вы начинаете верить в его «волшебство», если слышите, как многие люди хвалят этот почтовый клиент. Когда я рассматривал возможность покупки MacBook Pro с Retina, я прочитал много статей о переходе на OS X, и почти каждый второй «перебежчик» признавал, что Microsoft Outlook для OS X значительно уступает Windows.

Возможно, я просто делаю что-то не так, но я придерживаюсь мнения, что ничто не может сравниться с Gmail/Yandex. Mail. Я не вижу причин покупать MS Outlook. Я попытаюсь объяснить, почему.

Exchange 2010 — Использование Shared Mailbox в Outlook 2010

Shared Mailbox in Outlook 2010 Технология общих почтовых ящиков (Shared mailboxes) в Exchange далеко не нова и, насколько я понимаю, на сегодняшний день считается даже морально устаревшей. Ведь не зря в Exchange 2010 в пользовательский интерфейс консоли управления до сих пор не включена возможность даже создания такого рода ящиков и сделать это можно только с помощью PowerShell. Не смотря на то, что в статье TechNet Library — Understanding Mailbox — Understanding Recipients сказано, что вместо общих ящиков рекомендуется использовать ресурсные ящики (Resource mailboxes) или механизмы совместной работы на SharePoint Server, иногда могут встретиться ситуации, в которых использование общих почтовых ящиков является более удобным вариантом.

Давайте рассмотрим основные вопросы, связанные с управлением общими почтовыми ящиками, и некоторые проблемы, которые могут возникнуть при их использовании на практике. Для начала я хотел бы отметить, что мы будем использовать общие почтовые ящики на наборах Exchange 2010 SP2 и Outlook 2010 SP1.

Создание Shared Mailbox

Чтобы связать общий почтовый ящик с пользователем домена, для него должна быть создана учетная запись службы. Вы должны отключить эту учетную запись.

Для создания общего почтового ящика с учетной записью пользователя мы используем Exchange Management Shell и командлет New-Mailbox:

После создания в определенном контейнере учетная запись пользователя домена автоматически деактивируется.

Читайте так же:
Как настроить время автоматической отправки / получения в Outlook?
Включение Shared Mailbox

Если вы хотите создать общий почтовый ящик для существующего пользователя в домене, используйте командлет Enable-Mailbox, чтобы отключить эту учетную запись (иначе создание почтового ящика будет неудачным):

Преобразование Shared Mailbox

Вы можете преобразовать существующий почтовый ящик пользователя в общий почтовый ящик, используя командлет Set-Mailbox:

Когда вы запустите командлет, учетная запись пользователя домена, с которой связан этот ящик, будет автоматически отключена в процессе преобразования.

Чтобы преобразовать общий почтовый ящик в обычный почтовый ящик пользователя, выполните следующие шаги

В этом случае в домен автоматически включается учетная запись соответствующего пользователя.

Доступ к Shared Mailbox

Общий почтовый ящик должен иметь разрешение на полный доступ и разрешение «Отправить как», чтобы пользователи могли подключаться к нему и отправлять почту с него.

Это можно сделать с помощью консоли Exchange Management Console.

image

… а так же через Exchange Management Shell …

Предоставляет полный доступ к общему почтовому ящику:

Значение атрибута msExchDelegateListLink теперь будет меняться в свойстве учетной записи общего почтового ящика.

image

Если вы хотите предоставить кому-то право отправлять от вашего имени, вы должны:

Это изменяет значение атрибута msExchDelegateListBL для пользователя, получившего право на отправку.

Подключаем Shared Mailbox пользователям

После перезапуска Outlook 2010 с настроенным подключением к Exchange 2010 общий почтовый ящик пользователя с правами на него появится автоматически.

image

Если в Outlook нет подключенных учетных записей Exchange, можно использовать механизм автоматической настройки при одном условии — адрес публичного почтового ящика должен быть введен вручную в процессе подключения (пароль не требуется).

image

Если у пользователя есть права доступа к общему почтовому ящику, у него не должно возникнуть никаких трудностей с подключением к нему.

image

Дополнительные настройки Outlook

Когда вы начинаете использовать общий почтовый ящик в Outlook, вы можете столкнуться с несколькими проблемами:

  • Когда вы отправляете электронное сообщение от имени общего почтового ящика, оно сохраняется в основном почтовом ящике пользователя.
  • При удалении письма из общего почтового ящика удаленное письмо перемещается в папку «Удаленные элементы» в личном почтовом ящике пользователя.
  • Невозможно восстановить удаленные элементы из общего почтового ящика.
Читайте так же:
Как открывать и редактировать подписи Outlook в Word?

Чтобы устранить эти проблемы, пользователи должны внести несколько изменений в реестр Windows на своем компьютере. Чтобы решить первые две проблемы на компьютере пользователя, добавьте два значения в реестр Windows в разделе HKEY_CURRENT_USER:

В других версиях Office номер версии в адресе ветки реестра изменяется на:

  • 14.0 = Office 2010
  • 15.0 = Office 2013
  • 16.0 = Office 2016

Показанные значения будут работать, только если в Outlook 2010 установлены все доступные обновления с пакетом WSUS для MS Office 2010.

Вам необходимо установить пакет исправлений KB2459115 — Outlook 2010 (outlook-x-none.msp): 14 декабря 2010 года отдельно, если вы используете RTM-версию Outlook 2010. Исправление также является частью KB2479673 — Office 2010 Cumulative Update for December 2010. Чтобы получить это CU, загрузите пакет обновления KB2460049 — Office 2010 SP1.

Согласно KB202517 — Письма, удаленные из общего почтового ящика, перемещаются в неправильную папку в Outlook, ключ папки «Удаленные» работает в версиях Outlook 2000/2003/2007, но я могу сказать, что он также работает в Outlook 2010 и последних версиях».

Также было сказано, что эти ключи работают, только если профиль Outlook настроен в режиме кэша, но я не проверял это, так как все мои клиенты работают только в режиме кэш.

Теперь о третьей проблеме. У вас проблемы с доступом к функции восстановления удаленных элементов в Outlook, когда вы используете общий почтовый ящик?

image

Почтовые ящики Exchange, подключенные дополнительно, имеют тот же эффект.

Существует статья, описывающая проблему KB246153 — Восстановление необратимо удаленных элементов в Outlook . Хотя в статье описывается исправление этой проблемы в старых версиях Outlook/Exchange, этот метод также работает в Outlook 2010/Exchange 2010.

Чтобы решить эту проблему на компьютере пользователя, добавьте значение в системный реестр Windows в раздел HKEY_LOCAL_MACHINE:

Возможно, раздел Options отсутствует в реестре. В этом случае необходимо создать раздел самостоятельно.

Читайте так же:
Как определить или изменить стили печати в Outlook?

Групповые политики — лучший способ распространить эти параметры реестра на клиенты.

Shared Mailbox и OWA

Единственное, что я смог найти в Outlook Web App, чтобы позволить основному почтовому ящику пользователя и общему почтовому ящику работать одновременно, — это функция, позволяющая использовать только один почтовый ящик

image

После ввода имени общего почтового ящика отображается доступ к соответствующей папке

image

Однако если вам необходим полный доступ к общему почтовому ящику через OWA, вам придется открыть его с помощью функции «Открыть другой почтовый ящик».

Советы по работе в Microsoft Outlook

Мы начинаем серию советов по работе с Microsoft Outlook. Самым популярным инструментом управления временем является Microsoft Outlook. Поэтому большинство советов посвящено способам экономии времени при использовании этого инструмента.

Совет 1. Отвлечения. Область чтения – отключена!

Если у вас целый день открыт Outlook, то при поступлении писем вы сразу видите текст письма, а значит оказываетесь эмоционально вовлечены и начинаете сразу отвечать. Если за день вам приходит много писем – то таким образом вы отвлекаетесь и кроме работы с почтой не можете ничего не успеть. Эта проблема в Тайм менеджменте называется — отвлечения. При отвлечениях вам сложнее вернуться к выполнению прерванной задачи, таким образом, вы тратите больше времени, чем, если бы сначала сделали задачу, а потом работали с почтой.

Отключив область чтения, он определит по отправителю и теме письма, требует ли оно срочного ответа или нет. Таким образом, вы сможете завершить текущую задачу и ответить на все электронные письма.

Совет по работе в Microsoft Outlook

Совет 2. Отслеживание переписки. Беседы.

В MicrosoftOutlook 2010 можно отслеживать цепочку писем — разговор. Это позволит вам сэкономить время на поиск писем. А также быстро запоминать и находить важную информацию. С помощью Outlook сообщения электронной почты и ответы на них можно объединять и группировать в беседы — даже если письма находятся в разных папках.

На иллюстрации видно, как включена эта функция и как разворачивается и сворачивается разговор.

Читайте так же:
Как объединить несколько архивных файлов PST в Outlook?

Отслеживание переписки. Беседы.

Совет 3. Все почтовые ящики объединяем вOutlook.

У большинства пользователей есть как минимум два почтовых ящика. Когда у вас много почтовых ящиков, переключение между ними занимает больше времени. Вы можете сэкономить много времени, если объедините все в один почтовый ящик. Пусть этим почтовым ящиком будет MicrosoftOutlook. Потратив 10 минут на подключение каждого бесплатного почтового ящика к Outlook, вы сэкономите часы времени на переключение между почтовыми ящиками, но вам придется настраивать каждый почтовый ящик вручную. На странице вашей почтовой системы вы найдете инструкции по подключению. В самом Outlook вы можете добавить еще один почтовый ящик, как показано на рисунке.

 Все почтовые ящики объединяем в Outlook

При отправке почты можно указать, какой почтовый ящик следует использовать.

совет31

Совет 4. Вся почта – одна папка входящие!

Если вы подключили несколько почтовых ящиков к Outlook, как описано в совете 3. Это быстрее и проще сделать, чем посещать несколько страниц почтовой системы. Но вы можете иметь несколько почтовых ящиков в Outlook с помощью списка слева. Как показано на рис.

Вся почта в одной папке

Таким образом, у вас будет несколько входящих, отправленных, и т.д. Переключение между ними тоже отнимает время – хоть и меньше чем переход по разным страницам. Предлагаем объединить почту в один ящик. Это можно сделать с помощью меню Файл – Настройка учетных записей-по очереди выделяете каждую учетную запись и нажимаете кнопку сменить папку – указываете одну и ту же папку входящих (обычно это ящик по умолчанию, то есть используемый наиболее часто). Рисунок внизу показывает что у ящика [email protected] – папка[email protected]

Правила сортировки почты помогут вам сгруппировать всю почту, приходящую в определенный почтовый ящик (в следующем совете объясняется, как это сделать). Тогда, например, в папке Входящие будут подпапки — mail.rugoogle.com и т.д. Пользователи, которые использовали этот метод, экономили до одного часа времени каждый день на работе с электронной почтой. Удачи!

Совет 5. Оповещения — это отвлечения, убираем их!

Если у вас весь день открыт Outlook, вы отвечаете на каждое новое письмо. Это письмо может быть спамом, оно может просто ждать, пока вы закончите свои дела, когда появится оповещение. Поэтому, если вы не работаете в службе поддержки и вам не нужно отвечать на электронные письма каждую минуту, мы рекомендуем вам отключить уведомления о новых письмах. Тогда вы сможете заходить в папку «Входящие», когда вам это необходимо. Файл — Параметры — Почта (далее показано на рисунке) позволяет убрать уведомления.

Читайте так же:
Как отключить или удалить все правила в Outlook?

Как отозвать сообщение в Outlook через браузер

В браузерной версии Outlook Web App нет возможности отменить письмо, но вы можете отказаться от его отправки. Это можно сделать, перейдя в настройки приложения:

Интерфейс веб-версии, где можно включить параметры приложения

Вы можете отменить отправку сообщения, перейдя в следующий раздел после включения полного отображения опций: «Почта» — «Создание и ответ на сообщения». С помощью этой функции можно установить время отмены отправки сообщения.

Параметры в веб-версии Outlook

Ниже приведен снимок экрана нового интерфейса приложения и набора сообщений:

Интерфейс Outlook Web App

Вы можете отменить отправку письма, нажав кнопку отмены в течение 10 секунд (время установите сами) после отправки письма.

Как в Outlook отозвать отправленное письмо — отменить отправку в течение 10 секунд

Как изменить группу контактов в приложении Outlook для ПК

Давайте отредактируем группу контактов в настольной версии Outlook.

  1. Запустите Outlook и нажмите на значок «Люди» в левом нижнем углу.
  2. В списке контактов найдите и выберите группу, которую вы хотите изменить.
  3. В окне справа выберите Изменить. Это вернет вас к месту, где вы можете управлять группой, добавлять и/или удалять ее членов.

Независимо от того, используете ли вы онлайн-верси

В любом случае, определенно стоит потратить время на создание списков рассылки Outlook, которые вы будете использовать неоднократно, независимо от того, пользуетесь ли вы онлайн-версией или настольным приложением. Вы будете рады, что сделали это.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector