000818.ru

Финансовые и Бух. услуги
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как отвечать на электронные письма с текстом шаблона в Outlook?

Популярные сервисы, даже на дешевых и бесплатных планах, имеют базовый комплект:

    шаблоны для составления писем и возможность подгрузить собственные шаблоны;

Готовые шаблоны писем в MailChimp

Готовые шаблоны электронной почты MailChimp

С помощью этих возможностей вы можете создать красивое письмо, отправить его своим подписчикам и получить их отзывы.

Затем выберите подходящий тариф и набор функций. Примечание:

  • Как работает техническая поддержка (на каком языке, как быстро отвечает, какие каналы использует);
  • Какова пропускная способность услуги (это важно, если ваша база пользователей превышает 100 000).

Как только вы выбрали услугу и загрузили адреса, сегментируйте всю базу подписчиков и спланируйте свое предложение соответствующим образом. При этом содержание может отличаться от шаблона электронного письма. Не рекомендуется каждый раз рассылать информационные письма по всей базе данных. Создать универсальное предложение, которое заинтересует всех сразу, практически невозможно.

Gmail.com

Чтобы реализовать услугу автоответчика, необходимо настроить отображение вашего сообщения:

  1. Перейти на страницу https://mail.google.com/mail, затем щелкнуть по значку шестеренки и выбрать «Все настройки».
  2. В разделе «Расширенные» включить шаблоны. Обязательно нажать «Сохранить изменения» внизу страницы.
  3. Создать новое письмо, щелкнув по кнопке «Написать» в верхнем левом углу и напечатав сообщение, которое станет в дальнейшем автоответом. Затем необходимо нажать на три точки в текущем окне, чтобы открыть параметры. Выбрать «Шаблоны» — «Сохранить черновик как шаблон» — «Сохранить как новый шаблон».
  4. Появится окно, в котором можно дать название своему шаблонному ответу и сохранить его.

Теперь это сообщение сохранено как шаблонный ответ, и вам нужно использовать его в качестве автоуведомления для определенных электронных писем:

  1. Снова нажать на значок шестеренки и еще раз выбрать «Все настройки».
  2. Перейти в раздел «Фильтры и заблокированные адреса». Создать новый фильтр.
  3. В следующем всплывающем окне выбрать, какие правила необходимо применить для фильтра. Можно включить определенные адреса «От», добавить тему или сообщения, которые содержат (или не содержат) конкретные слова. По окончании нажать «Создать фильтр».
  4. На следующем экране установить флажок на пункте «Отправить шаблон» и выбрать из списка ответ, который был создан.
  5. Нажать «Создать фильтр», и все готово.

Старые письма не будут получать шаблон ответа, но в будущем все новые письма, отвечающие указанным критериям, будут получать автоматический ответ.

Следующие параметры доступны для настройки автоматических ответов абсолютно для всех входящих писем, без необходимости создания отдельных шаблонов:

  1. Открыть раздел со всеми настройками почты. На вкладке «Общие» прокрутить страницу в самый низ.
  2. Включить автоответчик.
  3. Ниже в специальную форму вписать текст, добавить тему, указать дату начала и окончания отправки автосообщений. Указать, отвечать только адресатам из списка контактов или нет.
  4. Не забыть сохранить изменения.
Читайте так же:
Как настроить автоответчик для каждого отправителя в Outlook?

После этого адресаты из вашего списка контактов или все пользователи будут получать автоматический ответ с определенным текстом в течение заданного периода.

Верстка дизайна шаблона email рассылки

Первая часть статьи касалась структуры макета электронного сообщения. Сейчас же мы немного поговорим об оформлении и дизайне. Возможностями встроенного CSS вы можете изменять параметры шрифта – использовать тег <b> или <strong> для жирного шрифта, прописывать размер и название непосредственно семейства шрифта. Возьмем для примера заголовок статьи «Продвижение бренда в Вайбер: массовые рассылки в мессенджерах» в уже созданном шаблоне и зададим ему следующие параметры: 1. <td style=»color: #153643; font-family: Arial, sans-serif; font-size: 24px;»><p align=»center»> 2. Продвижение бренда в Вайбер:<br>массовые рассылки в мессенджерах 3. </p></td> Посмотрите, как изменился текст: HTML верстка письмаТеперь уберем границы таблиц, которые мы оставляли, чтобы было визуально легко отследить изменения в структуре. Для этого на вкладке HTML код нажмите CTRL+F или перейдите в меню Правка – Найти. В открывшемся диалоговом окне выберите функцию Заменить и задайте значение border=”1″ заменить на тег border=”0″. Перейдите во вкладку Сообщение – все границы пропали, перед вами чистый готовый макет email сообщения. HTML верстка письмаПри желании, можно оставить границу для основной таблицы в 600px, сделав её мало заметной, например: <table width=»600″ align=»center» style=»border-collapse: collapse; border: 1px solid #cccccc;» cellspacing=»0″ cellpadding=»0″> Добавим небольшой отступ в самой первой строке, чтобы фон не прилипал к самому верху страницы: 1. <table width=»100%» border=»0″ cellspacing=»0″ cellpadding=»0″> 2. <tbody>><tr> 3. <td style=»padding: 20px 0px 30px;»> А теперь – проба пера: отправляем письмо на тестовый email адрес. Вы можете как создать список из десятка адресов на различных почтовых клиентах и запустить тестовую рассылку, так и отправить одно письмо с помощью меню Проба, указав один адрес получателя сообщения. Вот так созданный шаблон выглядит в Gmail HTML верстка письмаСоздавайте собственные брендовые email шаблоны, тестируйте и радуйте клиентов красочными рассылками. ePochta Mailer обладает мощнейшим функционалом для создания сообщений. В статье основной задачей было самостоятельно написать код шаблона, поэтому мы не затрагивали возможности программы. Детальнее о ePochta Mailer вы можете прочитать на нашем сайте. И пусть клиенты с удовольствием читают ваши рассылки!

Читайте так же:
Как определить или изменить стили печати в Outlook?

«Прокачать» свою почту

— В электронную почту можно вставлять заметки, как Post-it: попробуйте удобный сервис Notes. Она позволяет «вставлять» заметки или создавать заметки для любого письма, корреспонденции или папки почтового ящика.

— Для тех, кто хочет оставаться на связи в социальных сетях, существует плагин Rapportive для Gmail. Этот инструмент отображает информацию о ваших друзьях из социальных сетей в папке входящих сообщений, позволяя вам делиться информацией с друзьями в LinkedIn, Facebook и Twitter прямо из папки входящих сообщений. Вы также можете просмотреть историю переписки с этими людьми, чтобы узнать, какие вопросы еще не решены. Также можно добавить контакты этих людей в свой аккаунт.

Gmelius — это расширение для Chrome, Firefox и Opera, которое оптимизирует работу с Gmail. Если вам важна конфиденциальность, вы можете использовать Gmelius для удаления рекламы из интерфейса электронной почты или отключения служб отслеживания электронной почты. Кроме того, в Gmelius есть функция автоматического отказа от подписки, которая срабатывает, как только он замечает массовую рассылку. Она заменяет кнопку «Спам» в Gmail.

Установите Boomerang, если вы знаете, к каким письмам вам нужно вернуться в будущем, но не хотите их забыть. В настоящее время сервис совместим с Gmail или Outlook. Вы можете настроить его так, чтобы письмо исчезало на некоторое время, а затем снова появлялось в папке «Входящие» в определенный момент. Таким образом, вы перестанете получать неактуальные письма в свой почтовый ящик. С помощью Boomerang вы можете установить время отправки письма, если хотите, чтобы оно исчезло позже, в том числе настроить автоматическую отправку регулярных писем.

Взгляните на функции Gmail Lab. Например, там есть функция «Отменить отправку» или просмотр календаря прямо в вашей почте. Перейдите в Лабораторию в Настройках Gmail.

— Если вам часто приходится подписывать и отправлять большое количество документов, попробуйте Hellosign. Он позволяет подписывать документы и заполнять формы непосредственно по почте. Это спасение для людей, которые ненавидят сканеры, принтеры и факсы.

Икона: 1) Луис Прадо, 2) Ильсур Аптуков, 3) Кристофер Т. Хаулетт, 4) Луис Прадо.

Этика деловой переписки по электронной почте: основные правила

деловая переписка

Для того чтобы общение между собеседниками в сфере деловой электронной переписки было приятным и комфортным, важно соблюдать общепринятые правила.

  • Каковы правила этикета в деловой переписке.
  • Как соблюдать принцип субординации в деловой переписке при общении по электронной почте.
  • Как сделать деловую переписку легкой и необременительной.
Читайте так же:
Как отключить уведомления о переадресации встреч в Outlook?

Этикет деловой переписки по электронной почте

Переписка по электронной почте является стандартом в деловых отношениях. Электронный диалог происходит в соответствии с правилами телефонного этикета: Человек, который инициировал общение (начал переписку), заканчивает его.

Мы рассмотрим несколько основных блоков в электронном сообщении.

Поле «От кого» и тема письма

Как правило, адреса компаний создаются в виде имя/фамилия@домен_компании. Для деловой переписки нежелательны неперсонализированные адреса (info@, support@, sales@) и адреса с неопределенным именем.

В деловой переписке по электронной почте действуют следующие правила: если вы являетесь частным лицом (например, при отправке резюме), выберите специальный адрес электронной почты, который не будет содержать лишних символов (например, даты рождения).

По возможности заполните тему письма, которая должна отражать содержание (обсуждаемый вопрос). Следует придерживаться правила: одно письмо — один информационный повод. Не затрагивайте в одном письме несколько разных тем.

Приветствие

Вы всегда должны приветствовать получателя вашего сообщения. Несмотря на то, что в современной переписке встречается конструкция «Добрый день!», использовать ее не рекомендуется, лучше использовать приветствие «Здравствуйте» или «Добрый день».

К получателю всегда следует обращаться по имени. При ответе на письмо обратите внимание на то, как отправитель указал свое имя в подписи. Как правило, в поле «От кого» пишут только имя и фамилию (иногда на английском языке), поэтому проверьте подпись: часто ее пишут по отчеству. Если в поле «От кого» написано «Марина Иванова», а в подписи — «Марина Викторовна Иванова», используйте «Марина Викторовна».

Текст письма

Традиционно письмо содержит введение, основное содержание и заключение, в котором указывается, какие выводы следует сделать из содержания или чего вы ожидаете от адресата.

Если вы пишете свое первое письмо, то, инициируя общение, неплохо напомнить получателю, где и при каких обстоятельствах вы познакомились или кто предоставил вам контактную информацию. В результате в деловой переписке происходит переход от «Вы» с большой буквы к «Вы».

Не используйте жаргон или аббревиатуры, если это может смутить интервьюера. Правила этикета гласят, что все, что может быть непонятно, должно быть расшифровано и объяснено.

Читайте так же:
Как объединить все почтовые ящики нескольких учетных записей, чтобы отображать все электронные письма вместе в Outlook?

Многоцветный текст, курсив и подчеркивание не приветствуются. Выберите стандартный шрифт и иногда выделяйте самые важные моменты жирным шрифтом, этого будет достаточно. Предложения, написанные полностью заглавными буквами, воспринимаются как крик и неприемлемы в деловой переписке. Используйте деление на абзацы, чтобы разделить письмо на структурные блоки, оставляя пробелы между каждой частью письма, и используйте нумерацию или маркеры списка.

При составлении деловой переписки эмодзи (смайлики), как правило, не используются. Некоторые базовые эмодзи могут использоваться, но очень редко, если уже установлены хорошие отношения и неформальное общение.

Отвечая на письмо, создайте историю переписки, чтобы при необходимости ваш корреспондент мог вспомнить, что было сказано ранее.

Подпись

Начинайте свою подпись с вежливых шаблонных фраз (например, «С наилучшими пожеланиями»). Существуют рекомендации добавлять менее формальную подпись в текст письма, например, для работников пищевой промышленности предлагается писать в подписи «Хорошего дня!», но, как правило, такие варианты не используются в деловой переписке.

Всегда указывайте в подписи свое имя и фамилию (если компания приветствует более формальный стиль обращения, то и отчество), свою должность и название организации. Не обязательно указывать в подписи все возможные контакты. Вместо этого используйте только те каналы, по которым вы наиболее доступны.

Вложения

Называйте все вложенные файлы так, чтобы из их названий было понятно, что они содержат. Это облегчит получателю поиск нужного файла среди нескольких вложений.

Не отправляйте файлы .exe или другие программные файлы. Почтовый сервер, скорее всего, расценит их как потенциально опасные и заблокирует вложение или все письмо.

Если вы работаете на компьютере Mac, всегда помните, что стандартные службы Office недоступны получателям с операционными системами Windows. Экспортировать такие файлы в формате, читаемом вызывающей стороной (по умолчанию это файлы, читаемые Microsoft Office: Word, Excel и т.д.).

Оптимальный размер вложений — до 5 МБ. Проблема получения и просмотра больших вложений с мобильного телефона заключается не только в том, что их размер блокируется корпоративными серверами электронной почты, но и в том, что сервис может быть неудобен при общении с мобильного устройства. Большие файлы можно передавать через сторонние файловые хранилища, отправив ссылку на скачивание в электронном письме.

Коллективное взаимодействие в деловой переписке

Получатели в поле «Кому» могут быть перечислены, если вы пишете нескольким людям, которые в равной степени вовлечены в обсуждение. Если вы собираетесь ответить на письмо, в котором упоминаются другие сотрудники, помимо вас, используйте опцию «Ответить всем» (если вы не хотите передать информацию только отправителю сообщения). Если вы не хотите делиться информацией только с отправителем сообщения.

Читайте так же:
Как настроить масштабирование области чтения и сообщений в Outlook?

Получатель, которого необходимо проинформировать, но участие которого в переписке не требуется, помещается в поле «Копия». Обычно это делается, когда необходимо проинформировать лицо, ответственное за рабочий процесс, но его участие не требуется.

В почтовых программах существует поле «Скрытая копия», а также можно увидеть письма, где в поле «Кому» указаны получатели из разных компаний и даже разных сфер деятельности. Делать это не рекомендуется: во-первых, это все равно будет контактная информация. Во-вторых, в списке могут оказаться конкуренты, которые не захотят рекламировать какие-либо аспекты своей коммерческой деятельности. Для таких случаев существует правило: письмо отправляется самому себе, а все получатели помещаются в поле «Скрытая копия» и не видят электронных адресов друг друга.

Если в письме несколько адресатов, используйте безличный адрес: «коллеги», «друзья», «господа» и т.д. Не оставляйте коллективное письмо без адреса.

Безопасно ждать в течение «комфортного периода времени». Максимальный срок для электронных писем, отправленных в рабочее время сотрудников проекта, составляет три часа.

Если дело не срочное и нет совместных проектов с отправителем, допустимо задержать ответ на день или два (особенно если письмо пришло в пятницу вечером). Однако лучшим решением будет отправить короткое сообщение о том, что вы получили их письмо и в ближайшее время дадите развернутый ответ. То же самое касается случаев, когда вам необходимо собрать больше информации или привлечь третью сторону для ответа на вопрос.

Если ваше письмо требует особого внимания, придайте ему высокий приоритет, пометив его специальным знаком. Это означает, что решение вопроса не может быть отложено.

Если вы собираетесь в отпуск, уведомите об этом компанию и укажите контактное лицо, которое будет отвечать на поступающие вопросы.

Несколько советов

Регулярно (не реже одного раза в неделю) просматривайте папку спама. Несмотря на то, что почтовые серверы становятся все более «умными», спам не редкость.

Совет 2: Используйте папки для сортировки почты. С помощью программы электронной почты можно автоматически организовывать сообщения во вложенные папки на основе заданных параметров.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector