000818.ru

Финансовые и Бух. услуги
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как открывать и редактировать подписи Outlook в Word?

Как добавить подпись электронной почты в Microsoft Office 365

Если вы подписываете все или большинство своих электронных писем одинаково, вы можете создать подпись электронной почты. Это демонстрирует профессионализм в деловом общении и действует как цифровая визитная карточка. Хорошо оформленную подпись электронной почты можно также использовать в качестве инструмента для продвижения чего-либо, например, бизнеса, веб-сайта, блога или книги.

Мы объясним, как добавить подпись электронной почты в Outlook для настольных компьютеров.

Но что если вы используете Microsoft Outlook Web App в Office 365? В этой статье мы покажем вам, как добавлять, вставлять и изменять подпись в Outlook Web App в Office 365.

Управление клиентскими подписями MS Outlook при помощи GPP

imageВ прошлой статье «Disclaimer в Exchange 2010, как механизм создания подписей» было рассказано, как добавить определенную подпись ко всем сообщениям, проходящим через транспортный сервер-концентратор. Сейчас я хочу поговорить на тему того, как управлять уже имеющимися подписями в MS Outlook`e.

Избавляемся от уже имеющихся пользовательских подписей

Почему управлять имеющимися подписями необходимо? Потому, что зачастую у пользователя уже есть настроенная подпись для писем и в случае использования disclaimer`a, будет очень не красиво, если письмо придет сразу с двумя подписями. Чтобы такого не произошло, я предлагаю поступить решительно, и попросту удалить все пользовательские подписи. Возможно это не лучший вариант, если вы предложите свой – буду вам весьма признателен.

Файлы подписей пользователя хранятся в %AppData%MicrosoftSignatures, в его профиле на локальном компьютере (рис.). 1).

clip_image001

В профиле пользователя содержится папка с файлами подписи.

В таком случае содержимое этого каталога должно быть довольно легко изменить. В частности, вам нужно использовать GroupPolicyPreferences.

Чтобы заставить объект групповой политики работать, вам не нужно рассказывать, как его создать или где его применить. Давайте сразу перейдем к настройке.

Для того, чтобы избавиться от пользовательских подписей, нужно удалить все содержимое папки %AppData%MicrosoftSignatures на локальных компьютерах. Для этого откроем на редактирование объект групповой политики и перейдем в раздел Preferences —WindowsSettings –Folders, здесь создадим новый объект — папку, у которой в действиях укажем Replace (Заменить), введем выше озвученный путь и выберем параметры замены – Deleteallfilesinfolder(s) и Allowdeletionofread-onlyfiles/folders (рис.2).

Читайте так же:
Как определить местоположение папки электронной почты для поиска в Outlook?

clip_image002

Рисунок 2: Удаление содержимого папки через настройки групповой политики.

Указанная папка, ее содержимое, и, соответственно, все подписи, хранящиеся в MS Outlook, будут удалены групповой политикой после ее применения.

Импорт подписи на локальные компьютеры пользователей

В предыдущей статье я упоминал, что вы можете вставить изображение в подпись, созданную с помощью тега отказа от ответственности, но это не очень удобно, поскольку изображение может быть не загружено получателем при открытии письма.

Для решения этой проблемы я предлагаю вложить в письмо логотип компании путем создания штатной подписи в MS Outlook, содержащей только изображение. Другими словами, нужное изображение будет интегрировано в письмо как классическая подпись MS Outlook`a, а текстовая часть будет добавлена при помощи disclaimer`a, т.е. подпись будет составной. Согласен, решение не самое изящное, так что если у кого-то есть другое – добро пожаловать в комменты.

Ну вот мы и пришли:

Для решения проблемы необходимо создать на тестовом компьютере в MS Outlook`е подпись нужного вида (только с изображением и без текстовой части), скопировать все содержимое папки %AppData%MicrosoftSignatures в общую сетевую папку и настроить некоторые дополнительные параметры в ранее созданном объекте групповой политики.

Если мы внимательно посмотрим на рисунок 1, то увидим, что, помимо самих файлов подписей, в папке Signatures есть еще одна папка с именем *signature name>.files. Точнее говоря, эту папку нужно создать заново. В этом случае целесообразно использовать действие Update. Для этого создадим в разделе Папки еще один объект — папку, укажем для нее действие Update и соответствующий путь — %AppData%MicrosoftSignatures<подпись>.files.

Завершив настройку папок, перейдем к разделу Файлы. Вам потребуется создать необходимое количество объектов, называемых файлами, в настройках которых необходимо выбрать действие Обновить, указать исходный файл в сетевом хранилище (созданном ранее) и указать путь для создаваемой копии, как показано на рис. 3.

clip_image003

Рисунок 3: Копирование файлов сигнатур с помощью предпочтений групповой политики.

Создание записей для всех файлов подписей шаблонов приведет к появлению еще одной подписи, которую пользователь сможет выбрать при применении групповой политики. А если учесть, что мы уже удалили все его другие подписи, то получается, что он может выбрать только одну подпись.

Примечание: К сожалению, мне не известно как установить новую подпись в качестве подписи для новых сообщений. Если у вас есть такая информация – пожалуйста поделитесь.

Справедливости ради, надо заметить, что шаблоны ADM/ADMX для MS Office 2010 содержат несколько политик по управлению подписями MS Outlook, но в основном их действия сводятся к отключению подписей как таковых и они не предоставляют возможностей установить какую-то  определенную подпись для использования в новых сообщениях.

Читайте так же:
Как отвечать и пересылать электронные письма без подписи в Outlook?

Ограничения

Локальные подписи можно добавлять только в сообщения, отправленные через Microsoft Outlook, поэтому если сообщение было отправлено из браузера с помощью Outlook Web App или со своего коммуникатора с помощью Exchange ActiveSync, включить логотип будет невозможно. Отказ от ответственности будет содержать только указанную в нем информацию.

Справедливости ради следует отметить, что вы не можете отобразить изображение в подписи, используя обычный метод Outlook Web App (рис. 4).

clip_image004

Рисунок 4: Настройка подписи для писем, отправленных через Outlook Web App.

К сожалению, с Exchange ActiveSync в плане изображений в подписи, все тоже достаточно грустно. Для редактирования подписей на Windows Mobile 6.5 необходимо открыть Outlook – нажать кнопку MenuToolOptionsSignatures (рис.5) – далее выбрать нужную учетную запись и отредактировать текстовую часть подписи.

image

Рисунок 5: Редактирование подписей в операционной системе Windows Mobile 6.5

Очевидно, что здесь также нет возможности добавить изображения.

Заключение

Конечно, существует ряд инструментов сторонних производителей, которые могут обеспечить ту же функциональность, однако большинство из них требуют оплаты, поэтому рассматривать их здесь не представляется целесообразным. Я уверен, что вы можете получить отличные результаты, если объедините функциональность транспортных правил Exchange Server 2010 и предпочтений групповой политики.

Причины изменения подписи Outlook?

Если вы получили эту ошибку на своем ПК, это означает, что в вашей системе произошел сбой. К распространенным причинам относятся неправильная или неудачная установка или удаление программного обеспечения, которое могло оставить недействительные записи в реестре Windows, последствия атаки вируса или вредоносного ПО, неправильное выключение системы из-за сбоя питания или других факторов, случайное удаление необходимого системного файла или записи в реестре человеком с недостаточными техническими знаниями, а также многие другие причины. Непосредственной причиной ошибки «Outlook Signature Change» является неспособность компонента системы или приложения правильно выполнить одну из своих обычных операций.

Как создать и добавить подпись электронной почты в Outlook

Как добавить подпись электронной почты в приложение Outlook на iPhone и Android

Примечание. На iPhone и Android в Outlook можно добавлять только обычный текст, изображения или логотипы добавлять нельзя. Чтобы использовать расширенную подпись, необходимо открыть Outlook в браузере.

Читайте так же:
Как определить и изменить рабочее время / дни / неделю в Outlook?

Настройки учетной записи Outlook в приложении iPhone для Outlook

  1. Перейдите в приложение Outlook на своем iPhone или устройстве Android, нажмите значок профиля в верхнем левом углу экрана.
  2. Нажмите на кнопку меню гамбургера рядом с ярлыком «Входящие» на мобильном устройстве Android.
  3. Нажмите на значок настроек на нижнем экране.

Настройки учетной записи Outlook в приложении iPhone для Outlook

Изменить подпись Outlook в приложении Outlook для iPhone

Изменение подписи учетной записи электронной почты Outlook с помощью приложения для iPhone

Как добавить подпись к электронному письму в Outlook

Создание или изменение подписи электронной почты Outlook в браузере Mac или ПК Шаг 1

  1. Перейдите на Outlook.com в браузере ПК и нажмите значок шестеренки на верхней панели ленты> Просмотреть все настройки учетной записи.

Шаг 1: Создание или изменение подписи электронной почты Outlook в браузере на Mac или PC

Создание или изменение подписи электронной почты Outlook в браузере Mac или PC Шаг 2

Управление подписью Outlook на ПК или Mac

  1. Запустите Outlook на своем компьютере.
  2. Нажмите на файл
  3. Select Preferences в боковой панели.
  4. Когда откроется диалоговое окно Параметры Outlook, нажмите Почта.
  5. Здесь нажмите Подписи рядом с пунктом Создание или изменение подписей сообщений.
  6. Выберите вкладку Подпись электронной почты, затем в разделе Выбор подписи по умолчанию нажмите Учетная запись электронной почты и выберите учетную запись электронной почты, для которой вы хотите создать и использовать подпись электронной почты.
  7. Нажмите «Создать» под заголовком «Выберите подпись для редактирования».
  8. Дайте новой подписи имя и нажмите OK.
  9. Теперь вы можете ввести необходимую информацию, которая будет отображаться в качестве подписи в ваших сообщениях электронной почты, сделайте это в разделе «Редактировать подписи». Вы также можете использовать инструменты форматирования, чтобы ваша подпись выглядела привлекательно и выделялась на фоне остального текста.
  10. И выберите OK.
  11. Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговые окна.
  12. С этого момента ваша подпись автоматически отображается в каждом сообщении электронной почты, которое вы отправляете или на которое отвечаете.

Как добавить изображение, логотип или анимацию в подпись Outlook

  1. Открыть Outlook.
  2. Щелкните по файлу
  3. Выберите Параметры на боковой панели.
  4. Выберите вкладку Почта в параметрах Outlook.
  5. Нажмите на подпись в окне создания сообщения.
  6. Выберите вкладку Подпись электронной почты и в списке нажмите на существующую подпись, чтобы изменить ее, или выберите Новая, чтобы создать новую.
  7. В текстовом поле под Edit Signature Space установите курсор в том месте, где вы хотите добавить подпись, и нажмите Insert Image.
  8. Найдите изображение и нажмите Вставить.
  9. В поле «Подписи и формы» нажмите OK.
  10. Закройте диалоговые окна.

Как добавить логотип к подписи в Outlook?

Вы можете добавить логотип или изображение в подпись Outlook, следуя разделам один и два этой статьи, в которых мы провели вас через каждый шаг создания подписи электронной почты и добавили любую инфографику.

Как сделать подпись Outlook с логотипом?

Чтобы создать подпись Outlook с логотипом, сначала создайте подпись Outlook, а затем добавьте логотип отдельно в конце. Обратитесь к разделам этого сообщения выше, если вы не знаете, как это сделать.

Как подписать документ

Заверить документ Word электронной подписью можно несколькими способами: с помощью специального плагина или без него, с помощью платной программы, лицензированной компанией «КриптоАРМ», или с помощью онлайнового сервиса.

Без плагина

Если плагин КриптоПро не установлен, но для подтверждения электронного документа необходима цифровая подпись, пользователь должен:

  • Создает документ и готовит его к подписи;

Подписание без плагина

  • Выберите Office в верхнем углу, затем нажмите «Подготовка»/»Добавить ЭЦП»/»OK» ;

Добавление ЭЦП

  • Затем пользователь выбирает цель, для которой должен быть подписан документ, и в поле «Субъект сертификата» проверяет свои личные данные. Затем он нажимает на «Подпись».

Подписание документа с ЭЦП

Документ подписан ЭЦП, и его последующее изменение делает подпись недействительной.

С плагином КриптоПро

Плагин используется для обеспечения электронной подписи на документах Word. Алгоритм подписи может незначительно отличаться для разных версий MS Office. Преимущество этого метода: благодаря плагину подпись проверяется, и заверенный документ открывается без нарушений даже на тех компьютерах, где не установлен КриптоПро.

Как подписать документ Word электронной подписью с помощью плагина КриптоПро офисная подпись:

  • В подготовленном файле выберите пункт меню «Файл»/»Добавить ЭЦП

Добавление эЦП с КиптоПро

  • Затем выберите сертификат и нажмите «Подписать». Если вы хотите оставить сообщение о составе подписи или комментарий о цели подписи, укажите это в соответствующей строке.

Процесс подписания

Если система не обнаруживает ошибок, после проверки электронной подписи автоматически выводится сообщение об успешном завершении проверки.

Подпись подтверждена

При помощи КриптоАРМ

Функциональность программного обеспечения варьируется от версии к версии, и каждый пользователь может выбрать оптимальный пакет для решения поставленной задачи. Сервис позволяет подписывать файлы любых форматов и размеров, но имеет тот недостаток, что вам придется регулярно продлевать лицензию. Для подписания вам необходимо:

  • Откройте программу и через вкладку меню «Файл» выберите «Подписать;».

подписание документа с КриптоАрм

  • Мастер ЭЦП откроется автоматически, и вам следует прочитать инструкции, а затем нажать кнопку «Далее»;

Мастер создания ЭЦП

  • Затем пользователь должен выбрать нужный файл и снова нажать кнопку «Далее»;

Выбор файла

  • Затем выберите файл, который нужно подписать;

Выбор файла для подписи

  • В окне «Формат вывода» укажите дополнительные требования к подписываемому файлу. Это может быть формат хранения или место, где должен храниться результат. Если требований нет, просто нажмите «Далее»;

Формат файла

  • Затем пользователь выбирает сертификат, вводит пароль ключевого контейнера, если применимо, и снова нажимает кнопку «Далее»;

Выбор Сертификата

  • В новом окне проверьте данные, необходимые для создания ESD. Если все правильно, нажмите «Готово».

Проверка данных

Подпись будет сгенерирована в течение нескольких секунд, и система сообщит пользователю об отсутствии ошибок.

Документ подписан

При помощи веб-сервисов

Если нет необходимости часто использовать ЭЦП или нужно подписать файл с ПК, на котором не установлен плагин, то можно воспользоваться одним из веб-сервисов (https://crypto.kontur.ru, http://mig24.online/ и т.п.).

Контур Крипто

Использование сервиса бесплатно, и вы можете создавать и проверять ЭЦП, шифровать или расшифровывать подпись. Кроме того, с помощью сервиса можно подписывать файлы и папки. Недостатком метода является то, что размер подписываемого документа не может превышать 100 МБ. Все онлайн-сервисы создают только отделенные подписи, и большинство из них поддерживаются только ОС Windows.

Как подписать документ :

  • Перейдите на сайт выбранной службы и загрузите документ для подписания;
  • Откройте панель подписи и выберите сертификат;
  • Создайте файл электронной подписи. Как только вы нажмете кнопку «Подписать», будет создана папка, содержащая исходный документ и дополнительный файл с расширением .sig. Файлы доступны для загрузки на ваш компьютер.

Наконец, документы могут быть направлены адресату. Сервис предлагает возможность прямой отправки, при этом получатель получит ссылку на подписанный файл и саму подпись.

Как физические, так и юридические лица используют электронные документы (ЭД) в формате Word. Действительный ЭД подписывается ЭЦП, которая подписывается с помощью специального плагина от КриптоПро, КриптоАРМ или даже онлайн. Независимо от того, какой метод используется, клиент получает надежность и безопасность при подписании, гарантию того, что документ не может быть изменен и что файл может быть открыт на ПК без специальных программных средств.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector