000818.ru

Финансовые и Бух. услуги
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как отклонить приглашение на собрание, но оставить его в календаре Outlook?

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2002

В этом разделе рассматриваются планирование и создание встреч, планирование праздников, повторяющиеся события, редактирование событий, а также использование категорий и представлений, отличных от описанных выше.

О встречах, событиях и собраниях

Раньше очень часто упоминались такие слова, как "встреча", "событие" и "собрание". Данные слова имеют в Outlook особый смысл, несколько отличный от обычного толкования в русском языке.

Встреча (Appointment) – это мероприятие, для которого резервируется время в календаре, на которое никто не приглашается и для которого не привлекаются специальные ресурсы. Исходя из этого, встреча с Иваном Ивановичем или просмотр телепередачи вечером – встреча.

Собрание (Meeting) – это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Главное отличие встречи от собрания заключается в том, что его необходимо согласовать с другими участниками собрания. При планировании собрания участникам рассылается специальная форма, в которой собираются данные об их занятости в назначенный период. Outlook суммирует полученные данные и предлагает варианты времени проведения собрания.

Также можно координировать ресурсы, такие как комната для проведения совещаний, проектор, формы договоров и т.д.

Ресурс (Resource) – это любые средства, необходимые для собрания. Поэтому, например, домашний телевизор не является ресурсом, в отличие от телевизора в офисе компании. Ресурсы имеют собственное расписание, по которым можно согласовать их использование.

Замечание
Чтобы развеять сомнения относительно правильности восприятия определений, приведу следующее пояснение. Встреча с человеком, чье расписание согласуется средствами Outlook и которое вы можете получить или увидеть, – это собрание. Встреча же с человеком, информация о расписании которого не может быть автоматически обработана Outlook, – встреча
.

Событие (All day Event) – это мероприятие продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий могут быть: выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. События могут быть ежегодными (например, день рождения или годовщина), т. е. происходить раз в году в определенный день, и обычными, т. е. происходить однажды и протекать в течение одного или нескольких дней.

Читайте так же:
Как найти текст в открытом теле письма в Outlook?

Принять ранее отклоненное приглашение на собрание в Outlook

Если вы отказываетесь от участия во встрече, первоначальный запрос на встречу отправляется в папку «Удаленные». Он не сохраняется в календаре. Поэтому, если вы хотите принять встречу, которая ранее была отклонена, сначала нужно перейти в папку «Удаленные».

Опции «Принять» и «Под вопросом» будут недоступны, если папка «Удаленные» была очищена, как и возможность принять ранее отклоненное приглашение на встречу. Вам нужно будет попросить организатора встречи повторно отправить первоначальный запрос на встречу.

Как мне принять приглашение на собрание в Outlook, которое ранее было отклонено?

Откройте почтовый ящик Microsoft Outlook.

Перейдите к папке «Удаленные» на панели папок. Если панель папок не отображается, выберите вкладку Вид.

Затем перейдите в раздел «Дизайн». Нажмите на выпадающее меню «Папка» и выберите «Обычная» из появившегося списка.

Теперь найдите исходный запрос на встречу в папке «Удаленные».

Щелкните правой кнопкой мыши на исходном приглашении на встречу и выберите «Принять» либо «Под вопросом».

Как узнать, кто отклонил встречу в Outlook?

Переключитесь на группу «Показать», выберите вкладку «Встреча» и нажмите на «Последующие действия», чтобы увидеть список участников и их ответы. Примечание: Вы можете увидеть, кто отказался от встречи в Outlook, только если вы являетесь организатором встречи, поскольку кнопка «Последующие действия» видна только организатору.

При принятии приглашения на собрание Что произойдет, если вы нажмете «Не отправлять» ответ?

Microsoft Outlook отметит ваш ответ на собрание в календаре, но не отправит электронное письмо с вашим ответом организатору собрания.

Outlook на macOS:

С помощью Outlook for Mac ваш календарь можно открыть для подписчиков, друзей, коллег и т. д. Можно установить любой уровень разрешения, от простого просмотра до совместного владения, а также запретить доступ к календарю.

Читайте так же:
Как отключить или показать скрытые знаки форматирования или символы в Outlook?

Если вы хотите предоставить общий доступ к своему календарю, вам необходимо иметь учетную запись Microsoft Exchange. Чтобы открыть общий доступ к календарю, вы должны:

Внизу на панели навигации выбрать “Календарь”:

Для начала создайте публичный календарь и поделитесь им с другими людьми, чтобы не все события были доступны сразу.

Поделитесь событием, которое вам хотелось бы увидеть.

И перенести его в ранее созданный Публичный календарь:

Календарь на iOS

На вкладке Упорядочить нажмите на Права доступа к календарю, чтобы предоставить определенным контактам доступ к календарю:

Мои календари

Найдите и добавьте в поиск человека, с которым хотите поделиться календарем:

Общий доступ и разрешения

Получите доступ ко всей информации, перейдя в настройки и нажав «Просмотр всех параметров Outlook».

Посмотреть все параметры

Здесь перейдите в раздел «Календарь» → «Общие календари». В разделе «Публикации календаря» выберите календарь и установите разрешение «Может видеть всю информацию».

Вы можете назначить разные уровни разрешений разным контактам. Для получения дополнительной информации об уровнях обратитесь в службу поддержки Microsoft.

Руководство по организации собрания

Эта функция доступна как в компьютерном приложении, так и в мобильном приложении. Поэтому материал разделен на две большие категории. Перейдите непосредственно к тому, который вам подходит.

Руководство для ПК

В главном окне программы MS Teams есть блок с вкладками (левый край). В нем откройте вкладку «Собрания». А затем кликните по кнопке «Начать…».Кнопка Начать собрание в программе для компьютераДалее, введите имя для встречи в верхнем текстовом поле. Ниже есть два ползунка для отключения камеры и микрофона. По желанию сдвиньте их, в дальнейшем такая возможность тоже будет, так что это не так важно. И в конце нажмите пункт «Присоединиться сейчас».Создание своего собрания в программе

Это положит начало встрече, и вам останется только разослать приглашения. Вы можете добавить новых участников двумя способами:

  • Использование специальной пригласительной ссылки.
  • Непосредственно, если человек является членом той же организации.
Читайте так же:
Как отвечать и пересылать электронные письма без подписи в Outlook?

Инструкции для первого метода :

Пункт Копировать ссылку на собрание в программе Microsoft Teams

  1. Нажмите на значок «Показать участников» под именем, которое вы указали выше.
  2. В боковом меню нажмите «Отправить приглашение».
  3. Выберите «Копировать ссылку на собрание».
  4. Отправьте скопированную ссылку другому человеку, например, через мессенджер, электронную почту и т.д.
  5. Дождитесь, пока они авторизуют и разрешат подключение.

Инструкции для второго метода:

Прямое приглашение в собрание из программы

  1. Снова откройте меню страницы участников.
  2. Введите имя пользователя, который является членом вашей организации, в текстовое поле.
  3. Нажмите на соответствующую запись в появившейся подсказке.
  4. Дождитесь согласия пользователя.

Руководство для мобильных устройств

Чтобы создать собрание в Microsoft Teams на смартфоне или планшете, выполните следующее

  1. Откройте мобильное приложение.
  2. Перейдите к соответствующей вкладке на нижней панели.
  3. Тапните на значок календаря в фиолетовой обводке.Начало создания собрания в мобильном приложении
  4. В верхнюю текстовую графу введите имя для предстоящей конференции.
  5. Время проведения менять не нужно.
  6. Нажмите на «галочку» в верхнем правом углу.Создание собрания в мобильном приложении
  7. На новой странице тапните по кнопке «Присоединиться».
  8. Настройте отображение камеры, слышимость микрофона и звука устройства с помощью характерных иконок.
  9. Подтвердите создание с помощью кнопки ниже.

Кнопка Присоединиться при создании собрания в мобильном приложении

Теперь вам остается только пригласить других пользователей к участию. В отличие от предыдущего случая, здесь есть только один способ сделать это — через специальную ссылку. Давайте рассмотрим это подробнее.

  1. Вызовите элементы управления, нажав на экран встречи.
  2. Далее, тапните на иконку с человеческими силуэтами в правом верхнем углу.Кнопка Участники собрания в мобильном приложении
  3. На странице «Участники собрания» нажмите кнопку «Поделиться».Кнопка Поделиться на странице Участники собрания в мобильном приложении

Теперь выберите удобное приложение для отправки приглашения, затем укажите нужного пользователя и подтвердите передачу сообщения. Вы также можете воспользоваться опцией «Копировать», чтобы получить нужную ссылку и самостоятельно отправить ее собеседнику любым удобным способом: с помощью сообщений, социальных сетей, электронной почты и т.д.

Читайте так же:
Как определить местоположение папки электронной почты для поиска в Outlook?

Общий доступ к календарю Outlook

Profile picture for user Олег

Пользователь с учетной записью Exchange может делиться своими календарями с другими. В их календарях друзья и коллеги смогут просматривать ваш календарь.

Коллеги могут получить доступ к календарю внутри организации.

За пределами вашей организации вы можете поделиться статической копией календаря, опубликовать календарь на веб-сайте или указать URL-адрес для файла iCalendar (ISC), который можно импортировать в приложения сторонних производителей.

Общий доступ к календарю

Выберите календарь. В главном меню нажмите Открыть доступ к календарю.

calendar

Укажите список получателей. Вы можете искать людей из адресной книги или вводить их адреса электронной почты вручную.

calendar

В разделе сведений укажите тип доступа:

  • Только доступ
  • Ограниченная информация
  • Полная информация

Отправить. Приглашенные получат приглашение. Нажав кнопку Принять, получатель сможет увидеть общий календарь в своем списке календарей.

Ошибка «Этот календарь нельзя использовать совместно» появляется, когда

  • Неправильный адрес электронной почты
  • Адрес электронной почты принадлежит группе Microsoft 365
  • Сообщение принадлежит внешнему пользователю, который не принадлежит организации

При типе доступа «только доступность» получатель сможет видеть только вашу доступность.

calendar

Если вы установили тип доступа «Ограниченная информация», получатель сможет увидеть наличие, тему и место проведения встречи.

calendar

Если вы выбрали тип доступа «Полная информация», получатель сможет видеть всю информацию из вашего календаря.

Отключить общий доступ к календарю

Отмена общего доступа к календарю возможна.

  1. Щелкните элемент Календарь.
  2. Нажмите Главная → Разрешения календаря.
  3. На вкладке Разрешения щелкните имя пользователя и выберите Удалить.
  4. Нажмите OK.

calendar

Поделиться статической копией календаря

Вы можете экспортировать календарь в файл и отправить его по электронной почте. Главная → Отправить календарь по электронной почте.

calendar

Выберите календарь, диапазон дат, тип доступа и другие настройки. OK.

Читайте так же:
Как ответить на электронное письмо без исходного цвета фона / изображения в Outlook?

calendar

В окне Новое сообщение добавьте получателей, а затем нажмите Отправить.

Изображение календаря будет показано в сообщении. Из сообщения можно также открыть или импортировать файл iCalendar (ICS) в Outlook или другую календарную программу.

Предоставить URL на HTML страницу календаря или ISC файл

Главная → Опубликовать в сети.

calendar

Открывается страничка Outlook Web Application. Параметры → Календарь → Общие календари → Публикация календарей.

calendar

Здесь вы можете выбрать календарь и тип доступа. Сохранить.

В нижней части страницы находятся ссылки на HTML-версию календаря и на файл календаря iCalendar (ICS).

События календаря по этим ссылкам регулярно обновляются и могут быть использованы для синхронизации календаря с приложениями сторонних разработчиков.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector