000818.ru

Финансовые и Бух. услуги
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как не архивировать элементы в папке Outlook автоматически?

Как сохранять электронные сообщения Outlook в виде текстовых файлов. Бэкап Outlook: резервное копирование данных почты и календаря

Существует несколько причин для сжатия собственных архивов электронной почты. Первое — это безопасность. Файл шифруется и отправляется «в облако», где ему больше не угрожают злоумышленники. Вторая — необходимость рационализации файлового пространства. Это особенно актуально, когда организация большая и просто невозможно хранить все электронные письма в распакованном виде. Это не очень актуально для небольших организаций, но для крупных компаний и централизованных государственных учреждений этот совет очень ценен.

Архивирование в Outlook имеет наибольшее преимущество в централизации учетных записей и гибкой модели разрешений.

Как перенести структуру папок Outlook в новый файл данных Outlook.

Шаг 1. Создайте новый файл Outlook PST с помощью команды Архив.

Чтобы скопировать существующую структуру папок из текущего файла Outlook PST в новый (пустой) файл данных Outlook, необходимо создать новый файл Outlook PST с помощью функции «Архивировать» в Outlook. Для этого:

1. Откройте Outlook и перейдите к:

  • Outlook 2007: файл ->Архив
  • Outlook 2010 Outlook 2013: файл ->Информация —>Инструменты очистки ->Архив…
  • Outlook 2016: файл->Информация ->инструменты ->Очистить старые предметы

скопировать структуру папок outlook

2. К опциям архива следует применить следующие параметры:

1. Выберите для Архивировать эту папку и все подпапки.
2. ВыбратьЛичные папки.
3. Укажите дату, далекую от прошлого чтобы убедиться, что никакие письма не перемещаются в новый файл PST. (например, 01.01.1950)
4. Затем нажмите Просматривать кнопка.

образ

5. Введите узнаваемое имя для нового файла данных Outlook (например, «OutlookNew.pst») и нажмите хорошо.*

* Примечание: этот файл в конечном итоге станет местом хранения Outlook по умолчанию после выполнения процесса.

Читайте так же:
Как настроить автоответчик (вне офиса) в Outlook?

образ

6. Снова нажмите кнопку «OK», чтобы начать процесс подачи заявки.

образ

7. Когда процесс архивирования завершится, вы увидите в группе «Архивные папки» тот же список папок, что у вас уже есть в группе «Личные папки». *

* «Архивные папки» — это недавно созданный файл PST (например, «OutlookNew.pst» в этом примере), а «Личные папки» — это старый (существующий) файл PST (например, «Outlook.pst» в этом примере)

перенести структуру папок outlook

8. Закройте Outlook и перейдите к следующему шагу.

Шаг 2. Установите новый файл PST в качестве хранилища по умолчанию для Outlook.

1. Для просмотра значков маленькими значками измените Вид по: на Маленькие значки в Панели управления Windows.

2. открыто Почта (32-битная).

параметры почты

3. Нажмите на Дата файлов….

образ

4. Дважды щелкните Личные папки.

образ

5. Переименуйте «Личные папки» в «Личные папки СТАРЫЙ«и нажмите хорошо.

образ

6. Теперь дважды щелкните «Архивные папки».
7.Rename «Архивные папки» на «Личные папки«и нажмите хорошо.
8. Выделите «Личные папки» и нажмите Установить по умолчанию.

образ

9. щелчок хорошо в информационном сообщении «Место доставки сообщения».

образ

9. Нажмите кнопку закрытия дважды, чтобы закрыть все окна.

образ

10. Запустите Outlook.
11. Вы сделали! С этого момента все ваши новые письма, контакты, календарь и задачи будут храниться в группе «Личные папки», которая представляет собой новый пустой файл PST (например, «OutlookNew.pst») и вашу существующую информацию в Outlook (письма, контакты, календарь, задачи) можно найти в группе «Личные папки», которая является старым PST-файлом (например, «Outlook.pst»).

Дайте мне знать, помогло ли вам это руководство, оставив комментарий о своем опыте. Пожалуйста, ставьте лайк и делитесь этим руководством, чтобы помочь другим.

Архивирование писем в Outlook 2010 вручную

Приведенные ниже инструкции помогут вам в этом процессе:

Читайте так же:
Как настроить автоответчик для каждого отправителя в Outlook?

1. Выберите Файл вкладку и нажмите на Инструменты для очистки вариант.
2. Оттуда выберите Архив кнопка. Выберите Заархивируйте эту папку и все подпапки вариант.
3. Щелкните папку, которую вы хотите заархивировать, и любая выбранная подпапка будет включена в ручной архив.
4. Теперь под Архивировать элементы старше поле, вы должны ввести дату, с которой вы хотите архивировать данные.

Диалоговое окно архивирования

5. Выберите Просматривать для нового расположения файлов, которые будут сохранены после того, как вы завершите процесс архивирования электронных писем в Outlook 365.
6. Найдите файл, который хотите заархивировать, или введите его имя.
7. Местоположение результирующих файлов появится в поле Архивный файл.
8. Выберите Включить элементы с установленным флажком «Не автоархивировать» вариант и нажмите ОК, чтобы завершить процесс.

Шаги по архивированию писем в Outlook 2007

Опция AutoArchive включена по умолчанию и архивирует старые письма в указанное место через заданные промежутки времени. Однако вы можете выполнить эту задачу вручную, выполнив следующие действия:

1. Прежде всего, нажмите на Файл меню и перейти к Архив вариант.
2. Теперь выберите Заархивируйте эту папку и все подпапки вариант и выберите папку, которую вы хотите переместить.
3. Введите дату в Архивировать элементы старше поле для перемещения определенных данных.

архивные-элементы-старше-чем

4. Здесь вы можете выбрать новое местоположение для элементов данных, если вы не хотите использовать местоположение по умолчанию, щелкнув значок Просматривать кнопка.
5. Щелкните значок Включить элементы с установленным флажком «Не автоархивировать» установите флажок, чтобы переместить данные, отмеченные как Не используйте автоархивирование.

Инструкции по архивации электронных писем в Outlook 365 вручную

Чтобы выполнить эту задачу, необходимо сначала включить функцию архивирования в учетной записи Office 365. Выполните следующие действия, чтобы узнать, как включить эту функцию:

Читайте так же:
Как обернуть текст вокруг изображения / изображения в Outlook?

1. Заходим на сайт: protection.office.com и войдите в свою учетную запись Office 365.
2. В Центр безопасности и соответствия требованиям мастера, выберите Управление данными вариант и нажмите Архив кнопка.
3. Откроется страница «Архив», на которой будут показаны все почтовые ящики, подключенные к вашей учетной записи O365.
4. Кроме того, Столбец архива покажет, был ли включен архивный почтовый ящик.
5. После этого вы должны выбрать почтовый ящик, который хотите переместить в Архивный почтовый ящик.
6. Появится предупреждающее сообщение, в котором вы должны выбрать Да.

Вот шаги для включения функции архивирования. Теперь давайте посмотрим, как архивировать электронную почту в Outlook 365.

1. Чтобы начать процесс, вы должны войти в свою учетную запись Outlook, используя учетную запись Office 365.
2. Теперь откройте папку, содержащую электронные письма, которые вы хотите заархивировать, и щелкните правой кнопкой мыши в теме.
3. Откроется мастер, в котором вы должны выбрать Архив вариант, и выбранные данные будут перемещены в архивный почтовый ящик.

хит-архив

Вместо архивирования электронной почты можно использовать другой метод. Создайте резервную копию данных и сохраните ее локально в своей системе. Узнайте, как это сделать, в следующем разделе.

Альтернативное решение для архивации писем в Outlook 365

Чтобы освободить место в учетной записи Outlook 365, вам не нужно искать решения для архивирования электронной почты. Обратитесь к программному обеспечению Office 365 Backup Software, которое поможет вам создавать резервные копии данных в системе и сохранять их там, где вам удобно.

Есть возможность загрузить выборочные электронные письма из учетной записи Outlook 365 вместо резервного копирования всех данных почтового ящика. Кроме того, после завершения резервного копирования можно создать резервную копию только недавно полученных сообщений электронной почты с помощью функции Delta Migration.

Читайте так же:
Как объединить или объединить списки рассылки в Outlook?

офис-365-резервный инструмент

Вот последние слова

Пользователи Outlook 365 обычно архивируют электронные письма, чтобы освободить место в своем почтовом ящике для будущих писем. Существуют разные версии Outlook, поэтому мы упомянули методы для разных версий, чтобы каждый использовал один из них.

Если вы хотите сделать резервное копирование вместо архива, вы можете использовать для этого программное обеспечение, которое имеет большие преимущества для пользователей.

Способ 3 — очистить кэш автозаполнения

В некоторых случаях может потребоваться очистить кэш автозаполнения, чтобы оно снова заработало в Outlook. Если его там больше нет, это не имеет значения, но это должно помочь решить проблему перезагрузки кэша снова и снова.

Чтобы очистить кэш, перейдите в «Файл» и нажмите «Настройки». Нажмите «Почта» и прокрутите вниз, пока не увидите «Отправить почту».

отправить почту Outlook

Вы можете автозаполнить пустой список, нажав на «Пустой список автозаполнения». Также рекомендуется снять флажок «Использовать список автозаполнения», чтобы предлагать имена при вводе в поля To, Copy и SC. После выхода из Outlook можно снова установить флажок. Попробуйте ввести несколько адресов электронной почты, а затем выйти из Outlook, снова открыть его и посмотреть, появились ли имена.

Автоматическая архивация

Обычно резервное копирование почтового ящика осуществляется с помощью клиента Outlook. Вы можете настроить архивирование автоматически или вручную. Для автоматического архивирования вам понадобятся:

  • открыть собственную учетную запись Аутлука, используя одноименную вкладку меню «Файл»;
  • нужно выбрать Средства очистки, а уже там — «Очистить почтовый ящик»;
  • находим среди интерфейса кнопку автоматической архивации;
  • при необходимости можно настроить автоархивацию определенной папки. Для этого вызывается контекстное меню Аутлука правым кликом на искомой папке, а далее последовательно выбирается Свойства / Архивация / Автоархивация;
  • в параметре Настройки архива по умолчанию можно установить все необходимые настройки.
Читайте так же:
Как отключить фильтр нежелательной почты в Outlook?

Следующие команды могут быть использованы для указания Outlook 2007 и Outlook 2010 автоматически отправлять сообщения конкретному отправителю:

Используя меню правой кнопки мыши, выберите сообщение отправителя, сообщения которого необходимо отфильтровать.

В Outlook 2007 в появившемся меню выберите Создать правило. В Outlook 2010 выберите Правила | Создать правило в контекстном меню.

Подтверждение От отправителя подтверждено.

Убедитесь в том, что элемент перемещен в папку.

Нажмите Выбрать папку.

Выберите необходимую папку назначения.

Пульсация в порядке.

Нажмите OK снова.

При установке флажка Запустить это правило сейчас в сообщениях, уже находящихся в текущей папке в целевой папке фильтра, вы можете немедленно удалить все существующие сообщения от отправителя, находящиеся в текущей папке в целевой папке фильтра. В любом случае, это правило автоматически отправляет новые входящие сообщения от отправителя в будущем.

Нажмите OK снова.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector