000818.ru

Финансовые и Бух. услуги
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как настроить параметры панели быстрого доступа в Outlook?

Из множества функций, доступных в меню «Файл»> «Параметры», приведен список некоторых параметров конфигурации, которые я всегда использую.

Включить предварительный просмотр в Outlook

Доступен в разделе Общие. Эта опция позволяет увидеть, как будет выглядеть ваше письмо при наведении курсора на различные стили форматирования. Просмотр форматирования в реальном времени перед применением его к выделению. Включив эту опцию, вы сможете сэкономить немало времени. Опция выбрана по умолчанию.

Включить орфографию в Outlook

Доступно в разделе Параметры почты. Если вы выбрали опцию Всегда проверять орфографию перед отправкой, орфография будет автоматически проверяться после нажатия кнопки Отправить. Полезно, если вы забыли проверить орфографию вручную. В ответе или пересылке также следует включить опцию Игнорировать оригинальные сообщения. Вы можете выбрать второй вариант, если не хотите иметь дело с лишними проблемами, связанными с ошибками, допущенными другими людьми при отправке вам сообщений.

Отступать оригинальные сообщения при ответе и пересылке

Вы можете закрыть исходные сообщения после ответа на них, но это может привести к недоразумениям, так как получатели могут не понять, на какое сообщение вы отвечаете. Традиция всегда включала и санкционировала оригинальные сообщения в ответах и обращениях. Хотя включение исходного сообщения помогает другим понять контекст, отступы позволяют понять, какая часть является исходной. По умолчанию выбран вариант Включить текст. Измените его на «Включить и отступ».

Настройка часового пояса в Outlook

Настройка часового пояса поможет вам лучше справляться со встречами и другими событиями. Еще лучше, когда вы указываете два разных часовых пояса – один для вашего местного времени, а другой – для проверки часового пояса ваших клиентов (например, ссылка на клиентов).

Опцию настройки часовых поясов можно найти в разделе Календарь раздела Файл -> Параметры . Я также рекомендовал бы вводить собственное имя (метку) для каждого часового пояса, который вы создаете, чтобы вам было легче понять часовой пояс в календарях.

Автоматическое добавление контактов в адресную книгу в Outlook

Включение этой опции помогает добавлять контакты в адресную книгу, даже если вы забыли добавить их вручную. Если вы включите эту опцию, если вы введете имя контакта в поле «Кому», «CC» и «BCC», и если этот контакт отсутствует в вашей адресной книге, Outlook добавит его в вашу адресную книгу. Позже вы можете классифицировать и сгруппировать его, как вы хотите. Вы найдете эту функцию в разделе Контакты раздела Файл -> Параметры . Контакты, которые Microsoft Outlook 2010 добавляет в вашу адресную книгу с помощью этой функции, будут отображаться в разделе Рекомендуемые контакты , когда вы находитесь в представлении контактов.

Читать Прикрепление заметки к сообщению в Outlook.

Задержка отправки писем в Outlook

Конфигурация по умолчанию заставляет Outlook 2010 отправлять электронные письма, как только вы нажмете Отправить . Это, конечно, требует, чтобы вы были подключены к Интернету, когда вы нажимаете Отправить . В некоторых случаях мы что-то вспоминаем и хотим, чтобы мы добавили или не написали что-то в отправленном электронном письме. Чтобы получить некоторое время, прежде чем сообщение действительно покинет ваш почтовый ящик, снимите флажок Отправить немедленно при подключении в разделе Дополнительно раздела Файл -> Параметры . Это гарантирует, что ваше сообщение будет находиться в папке «Исходящие», пока не наступит время следующей автоматической отправки/получения.

Читайте так же:
Как отключить новые уведомления по электронной почте для определенной учетной записи в Outlook?

Это лишь некоторые из множества вариантов настройки, доступных для Microsoft Outlook. Поделитесь, пожалуйста, вариантами, которые вы регулярно используете.

6.1. Описание элемента панели управления «Почта».

Элемент управления Mail доступен из панели управления Microsoft Windows (выберите Пуск -> Панель управления -> Mail, см. рис. App003.07.). Если вы не видите этого значка в Панели управления, у вас есть только две возможности: либо у вас не установлен почтовый клиент (в этом случае следующее к вам не относится), либо вам нужно переключиться на классический вид окна Панели управления.

Рис. App003.07. Классический вид панели управления Microsoft Windows XP.

После выбора пункта Почта в панели управления Microsoft Windows появляется следующее окно (см. Рисунок App003.08). В нем вы можете увидеть следующие настройки:

  • настройка учетных записей электронной почты в текущей конфигурации;
  • настройка для файлов, используемых для хранения сообщений электронной почты (для текущей конфигурации);
  • настройка конфигураций учетных записей электронной почты;

Рис. App003.08: Диалоговое окно управления почтой в Microsoft Windows XP.

Настройте навигацию MS Outlook, чтение и задачи. 2022

Мне нравится пользоваться MS Outlook, и одна из моих любимых причин — это то, что все мои электронные письма сгруппированы и упорядочены. Это избавляет меня от необходимости открывать каждый из моих почтовых аккаунтов отдельно.

Я также могу настроить практически все, что мне нужно и как я хочу, чтобы оно себя вело. Такие вещи, как создание правил фильтрации электронной почты и настройка уведомлений на рабочем столе, помогают мне всегда быть в курсе своей электронной почты. Это также позволяет мне настраивать весь пользовательский интерфейс, что облегчает продуктивную работу.

На изображении выше, начиная слева, у меня активированы панель навигации, панель сообщений, панель чтения и панель задач. Возможно, вам нужны не все из них или не все элементы в них. Не стоит беспокоиться, мы расскажем вам, как изменить вид.

Примечание: Вы можете удалить или отключить все панели, кроме панели сообщений, без которой инструмент бессмысленен.

Вы можете настроить эти панели быстрым и простым способом (с расширенными опциями). Мы рассмотрим обе. Перейдите в раздел «Вид» и выберите панель, которую вы хотите быстро настроить.

Панель навигации можно свернуть или отключить. Кроме того, можно переключать текущую панель просмотра и выбирать избранные папки.

Для панели дел есть возможность свернуть или отключить ее. Также вы можете выбрать, какие элементарные объекты вы хотите сохранить.

В зависимости от того, как вы хотите, чтобы область чтения отображалась на интерфейсе, ее можно отключить или переместить.

Теперь перейдем к другому способу настройки функций с помощью расширенных параметров и расширенных свойств. На этот раз перейдите в Инструменты -> Настройки -> Другое. В разделе «Панели Outlook» вы можете нажать на любую кнопку и выбрать панель для изменения настроек.

В области навигации вы увидите, что можно переключать положение (перемещать вверх или вниз) элементов, в дополнение к возможности их удаления/активации.

На панели «Дела» можно настроить количество отображаемых месяцев и количество отображаемых совещаний.

В области чтения вы можете определить, когда и как сообщение будет помечено прочитанным. С помощью пробела можно также отключить чтение по одной клавише.

О панели быстрого доступа

Панель инструментов быстрого доступа всегда расположена слева от строки заголовка Excel. Эта панель содержит инструменты:

  • Сохранить — сохранить активную бухгалтерскую книгу;
  • Отменить — отменить последнее действие;
  • Вернуть — отменить последнюю отмену.

На панели инструментов быстрого доступа команды отображаются в виде значков без текста. Наведя курсор мыши на значок, можно увидеть название команды и краткое описание. Я не знаю, существует ли ограничение на количество значков, которые можно добавить на панель инструментов быстрого доступа. Панель инструментов быстрого доступа всегда отображает их в один ряд. В конце панели инструментов есть значок Другие элементы управления, если значков так много, что они не помещаются по ширине окна. Если щелкнуть его, появится всплывающее окно со скрытыми значками панели инструментов быстрого доступа.

Определение параметров страницы выполняется до форматирования документа или размещения в нем объектов. Вы можете настроить поля документа, ориентацию страницы и формат бумаги. Поскольку все выравнивания зависят от полей и ориентации страницы, эти параметры задаются в документе в первую очередь.

Параметры страницы можно установить на вкладке Макет страницы в группе Параметры страницы.

Для тонкой настройки можно использовать диалоговое окно «Параметры страницы» (Рисунок 7), которое можно открыть с вкладки «Параметры страницы», нажав на значок «Открыть диалоговое окно» в группе «Параметры страницы».

Рисунок 7 Окно «Настройка страницы

Открыть файл Пример документа.docx.

Этот документ должен иметь следующие параметры страниц:

Верхнее поле — 4 см; нижнее поле — 3 см; левое поле — 3,5 см; правое поле — 2,5 см; переплет — 0; ориентация — портретная, страницы — обычная; выравнивание по вертикали — по верхнему краю (вкладка Источник бумаги).

Остальные параметры являются стандартными.

Как написать полезные макросы в сообщениях Outlook 2016 и 2019?

В Microsoft Office мы используем Visual Basic for Applications (VBA) для разработки пользовательских программ, которые расширяют функциональность Office и помогают экономить время за счет автоматизации. Мы называем эти небольшие программы VBA .

В результате мы создали это руководство, чтобы предоставить вам самый обширный в Интернете ресурс по макросам для разработки Outlook. Основное внимание в этом руководстве будет уделено изучению основ Outlook VBA для начинающих, тому, как писать макросы, а затем тому, какие продвинутые идеи макросов могут быть полезны. Изучив информацию в этом руководстве, вы сможете создавать и запускать простые макросы VBA в Outlook.

  • Сначала основы: мы узнаем, как вставить и записать простой настраиваемый макрос VBA в активном сеансе Outlook.
  • Далее мы установим среду разработки макросов на нашем компьютере.
  • Мы рассмотрим простейшие примеры Outlook VBA. Это поможет вам понять основы разработки макросов и позволит написать простые макросы.
  • Затем мы перейдем к определению ярлыка для нашего макроса на панели быстрого доступа. Это позволит нам легко запустить макрос.
  • И мы закончим включением макросов Outlook и управлением их параметрами безопасности, чтобы убедиться, что код действительно запускается при запросе на наших компьютерах.

Могу ли я записать макрос Outlook?

В отличие от других приложений Office, Outlook не содержит простого инструмента для написания макросов, который бы записывал действия пользователя и автоматически генерировал для нас необходимый код VBA в фоновом режиме. Чтобы добавить в Outlook собственные функции, мы должны научиться писать простые программы VBA и включать их в сеанс.

Примечание: Если вам интересно, как на самом деле работает автор макросов Office, рекомендую изучить руководства по макросам VBA в Word и Excel.

Написание макросов VBA в Outlook

  1. Во-первых, откройте Microsoft Outlook.
  2. Теперь нажмите Alt + F11 .
  3. Откроется интегрированная среда разработки (IDE) для разработчиков VBA.
  4. Разверните дерево проекта до узла ThisOutlookSession.
  5. Щелкните правой кнопкой мыши ThisOutlookSession , затем выберите Insert .
  6. Теперь вы вставите модуль Visual Basic. Для этого выберите Модуль .
  7. Вставьте код VBA в окно модуля.
  8. Нажмите на Файл , затем выберите Сохранить .
  9. Перейдите в среду разработчика и закройте ее. Это вернет вас в пользовательский интерфейс Outlook.

Примечание. Чтобы начать работу с VBA, прочитайте несколько простых примеров кода. Копировать код VBA с неизвестных сайтов не рекомендуется.

Как настроить вкладку разработчика в Outlook?

Если вы привыкли разрабатывать макросы Outlook, вы можете настроить среду разработки Office. Звучит здорово, не так ли? На самом деле это довольно простая процедура. Читайте подробности:

  1. Откройте Outlook, щелкните правой кнопкой мыши в верхней части ленты и выберите пункт Настроить ленту.

  1. Выберите Разработчик и нажмите

  1. В ленте теперь есть меню для разработчиков.

Полезные примеры Outlook VBA

Создание сообщения электронной почты

Этот простой фрагмент кода программно создает новый элемент электронной почты.

Сценарий начинается с создания почтового элемента Outlook, а затем устанавливает поля To, Subject, Body и Copy. Наконец, сообщение появляется в Outlook для просмотра и отправки вручную.

Дополнительное примечание. Создавать новые письма с помощью VBA проще, используя предопределенные шаблоны Outlook. Укажите расположение файла шаблона Outlook (*.oft) при использовании метода CreateItemFromTemplate.

Программная отправка электронного письма

Если вы хотите, чтобы Outlook автоматически отправлял только что созданное письмо, вы можете добавить следующую строку в опубликованный выше код . Добавьте следующий оператор перед оператором End Sub в предыдущем фрагменте.

Прикрепите файл к электронному письму

Во многих случаях вам необходимо автоматизировать отправку электронного письма с вложением. Это может быть документ Word, таблица Excel, презентация Powerpoint, документы PDF и т.д. «. Чтобы программно отправить письмо с вложением, используйте следующий код

  • Убедитесь, что в сниппете указан правильный путь и имя вложения.
  • В данном примере я задал несколько получателей для письма, при необходимости настройте их.

Создание задачи с помощью VBA

Следующий фрагмент кода создает задачу Outlook, назначает ее другому человеку и определяет цель и основной текст задания.

Сохранить как HTML

Мы получили несколько вопросов относительно автоматизации сохранения писем в HTML. Приведенный ниже код как раз это и делает.

Предупреждение. Убедитесь, что вы запускаете этот код только в письмах, открытых в Outlook (не в папке Входящие/Дополнительные).

Вопросы, связанные с макросами Outlook

Где хранятся макросы в Outlook?

Вы можете пройтись и посмотреть, где именно хранится ваш использованный макрос. В отличие, например, от Excel, который позволяет хранить макросы в личном файле .xlb или в определенных листах, все макросы Microsoft Outlook хранятся в одном глобальном файле в файловой системе. Файл, в котором хранятся все макросы, называется VBAProject.otm. Этот файл находится по адресу: C: users AppData Roaming Microsoft Outlook.

Кнопка быстрого доступа для макросов Outlook

Наш следующий шаг — вставить небольшую кнопку быстрого доступа, которая позволит нам легко запустить макрос. Для простоты мы вставим эту кнопку на панель быстрого доступа.

  1. Откройте Microsoft Outlook, если он еще не открыт.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши в верхней части ленты Outlook и выберите Настроить панель инструментов быстрого доступа.

Примечание: Та же процедура может быть использована для размещения значка на ленте, а не на панели быстрого доступа.

  1. Нажмите на поле со списком « Выбрать команды из » и выберите

  1. Выберите только что созданный макрос и нажмите кнопку Добавить.

  1. Нажмите кнопку Изменить, чтобы установить пользовательское изображение значка для кнопки панели инструментов быстрого доступа.

  1. Когда закончите, нажмите OK.

Как включить макрос в Outlook?

Этот шаг необязателен и должен выполняться только в том случае, если вы получаете сообщение об ошибке при запуске вновь созданного макроса.

  1. Далее нам нужно разрешить Outlook запускать наш макрос VBA. По умолчанию Microsoft Office отключает макросы и не позволяет им запускаться, поэтому нам нужно определить соответствующую безопасность макросов, чтобы позволить запускать собственные макросы Outlook.
  2. В Outlook 2016 нажмите кнопку Разработчик на ленте и выберите Безопасность макросов .

  1. Выберите настройки безопасности макросов .
    1. В Outlook 2016: выберите Уведомления только для макросов с цифровой подписью, все остальные отключены или Уведомления для всех макросов .
    2. В Outlook 2019: выберите «Отключить все макросы с уведомлением». Будет опубликовано предупреждающее сообщение, требующее одобрения пользователя перед запуском макроса.

    Примечание. Вы можете не иметь возможности запускать макросы в Outlook из-за настроек безопасности. Ниже приведено руководство по дальнейшим действиям, если макросы отключены в макропроекте Outlook.

    Как использовать макрос Outlook?

    Теперь настало время запустить созданный макрос.

    1. Перейдите на панель быстрого доступа (верхняя левая часть экрана — немного выше меню HOME).
    2. Нажмите значок, который вы назначили для своего макроса.
    3. Вуаля, вы только что завершили и запустили свой (первый) макрос Outlook VBA!

    Дополнительные идеи для макросов Outlook

    Некоторые из наших читателей спросили нас, можем ли мы прояснить какие-либо другие идеи по автоматизации Outlook. Вот несколько примеров для начала работы.

    1. Автоматическое сохранение вложений во входящих сообщениях в определенной папке.
    2. Загрузка списка встреч из файла CSV и автоматическое создание встреч в одном или нескольких календарях.
    3. Автоматическое создание задач/встреч/контактов из входящих сообщений электронной почты.
    4. Визуализация состояния ответов посетителей на набор повторяющихся встреч.
    5. Отправлять электронные письма в Outlook из Excel, Word или Access.
    6. Загружать все вложения из определенной папки Outlook на компьютер. Если у вас ограниченное пространство в учетной записи Outlook, вы можете использовать этот макрос, чтобы специально загружать только большие вложения (например, более 5 МБ) на диск вместо того, чтобы управлять ими в Outlook.
    7. Экспорт контактов Outlook непосредственно в базу данных Access. Обратите внимание, что экспорт контактов в CSV доступен в продукте.
    8. Автоматическое обновление информации о назначении для разовых или повторяющихся назначений.

    Дальнейшие действия

    • Вам нужна конкретная помощь в работе с VBA? Не стесняйтесь обращаться к нам за индивидуальным предложением.

    Считаете ли вы, что параметры «Уведомления для макросов с цифровой подписью» и «Уведомления для всех макросов» несовместимы в Outlook 2016?

    Очевидно, я могу запустить свой макрос (самоподписанный) только при включенной опции «включить все макросы». #

    Хотя он работает в Outlook 2013, мне трудно заставить его работать в 2016.

    Я не могу понять, есть ли ошибка в Outlook 2016 или нет.

    Большое спасибо. Это сэкономит мне 400 минут (

    Пожалуйста, подскажите, где и как создать макрос, использующий подпись Outlook, чтобы я мог создать кнопку, добавляющую подпись к ответу или пересылке письма, а также включающую вложение файла?

    Привет,
    Не могли бы вы прислать нам пример макроса в Outlook, сохраняющего объединенный файл в определенном каталоге, например c: mydir.
    Заранее благодарим за помощь
    С уважением

    Спасибо за отличное объяснение. Есть ли способ назначить комбинацию клавиш? Искал, но не нашел решения?

    Отличная статья. Заметки, которые я делаю, нужно сохранять в виде текстовых файлов. Это можно делать с помощью мыши и/или клавиатуры по очереди. Было бы здорово сделать макрос!

    голоса
    Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector