000818.ru

Финансовые и Бух. услуги
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как настроить автоответчик (вне офиса) в Outlook?

Outlook: как настроить автоответчик на время отпуска?

Автоответ в outlook

Когда это происходит, вы можете воспользоваться опцией создания автоматического ответа в Autocloc, который может самостоятельно отвечать на полученные сообщения. Для этого можно заранее подготовить и сохранить шаблон сообщения. Ниже мы покажем, как включить, настроить и отключить функцию Autocloc в версиях с 2016 по 2007 с профилем Exchange и без него.

Настраиваем функцию автоответа в Microsoft Outlook

Настройка функции автоответа в Microsoft Outlook

Простые шаги для создания автоответчика сообщения об отсутствии на работе в Gmail Note 20

Настроить функцию отсутствия ответа в Gmail для мобильных устройств довольно просто. Вот как это сделать в примечании 20.

1. Чтобы запустить программу просмотра приложений, проведите пальцем вверх с главного экрана. Перейдите к просмотру приложений и коснитесь Google Folder или G Suite.

Дает доступ к приложениям и службам Google.

2. Нажмите значок Gmail, чтобы продолжить.

Откроется приложение Gmail с вашим почтовым ящиком.

3. Три короткие горизонтальные линии, представленные значком быстрого меню, можно найти в верхнем левом углу поля поиска.

Откроется боковое меню, в котором будут отображены соответствующие настройки и функции электронной почты.

4. Прокрутите вниз и нажмите Настройки .

Откроется меню настроек вашего аккаунта Gmail.

5. нажмите на адрес электронной почты, чтобы продолжить.

На следующем экране загрузится ваш аккаунт Gmail, папка входящих сообщений, сообщения и другая необходимая информация.

Прокрутите вниз, чтобы увидеть другие товары. Затем выберите Автоответчик, когда вас нет на рабочем месте.

Появится меню автоответчика.

7. Когда вы не работаете, включите переключатель рядом с пунктом Автоответчик.

Активация этого поля активирует поля темы и сообщения, расположенные ниже.

8. укажите дни, в которые должна быть активна автоматическая реакция на отсутствие на рабочем месте.

Для этого просто используйте встроенный селектор дат.

9. Чтобы добавить тему, нажмите текстовое поле Тема , а затем введите желаемое название автоматического сообщения.

10. После ввода темы нажмите на текстовое поле Сообщение , затем введите текст сообщения об отсутствии.

Читайте так же:
Как ответить на электронное письмо с выделенным текстом только в Outlook?

Кроме того, вы можете отправить автоответ только своим контактам. Для этого установите флажок «Отправлять только моим контактам». В противном случае не устанавливайте этот флажок.

11. 11. После завершения написания сообщения можно нажать Готово.

Это позволит сохранить сообщение об отсутствии с автоматическим ответом в Gmail.

Необходимые изменения можно внести в меню автоответа на вопрос о прогулах.

Не забудьте нажать кнопку Готово, когда закончите изменение информации, чтобы обновить автоматический ответ на отсутствие для вашего аккаунта Gmail.

Установите Outlook сообщение об отсутствии на работе

Настройка сообщения об отсутствии на работе немного отличается в зависимости от того, используете ли вы Outlook 2016 или более раннюю версию, или Outlook в Office 365. Я рассмотрю оба варианта.

Outlook 2016 и ранее

В этом процессе есть несколько этапов, но выполнить его довольно просто.

  1. Создайте новое электронное письмо и напишите ответ об отсутствии на работе. Включите в теме сообщения об отсутствии на работе, но оставьте место назначения пустым.
  2. Выберите Файл и Сохранить как.
  3. Сохранить как шаблон Outlook, где написано Сохранить как тип.
  4. Выберите Управление правилами Оповещения и выберите учетную запись, к которой вы хотите применить сообщение.
  5. Выберите Новое правило.
  6. Выберите «Применить правило» к полученным сообщениям и нажмите «Далее».
  7. Выберите «Где мое имя» в поле «Кому», нажмите «Далее» и подтвердите всплывающее окно.
  8. Выберите ответ с помощью определенного шаблона и нажмите текстовую ссылку в нижней панели.
  9. Выберите шаблон, который вы сделали ранее, и выберите Открыть. Нажмите кнопку «Далее.
  10. Выберите, если это автоматический ответ, чтобы не отправлять автоматические ответы на автоматические ответы. Нажмите кнопку «Далее.
  11. Дайте правилу осмысленное имя и убедитесь, что флажок Включить это правило установлен.
  12. Выберите Готово, а затем ОК.

Это позволит создать и активировать автоматический ответ на отсутствие. Несмотря на то, что в этом процессе указывается учетная запись электронной почты, которая будет активна, вы также можете настроить его на применение ко всем учетным записям. Когда вы включаете правило на шаге 11, у вас есть возможность внизу выбрать правило, которое будет активно для всех учетных записей. Включите его, если нужно, и сохраните.

Читайте так же:
Как настроить переход на летнее время в Outlook?

Как настроить Outlook из офиса сообщение-3

Отключить Outlook сообщение об отсутствии на работе

Когда вы возвращаетесь из отпуска или еще откуда-то, не забудьте выключить автоответчик.

  1. Выберите Файл в Outlook.
  2. Выберите Управление правилами оповещения, а затем выберите Правила электронной почты.
  3. Выберите учетную запись и снимите флажок напротив правила автоматического ответа.
  4. Нажмите OK, чтобы сохранить изменения.

Теперь вы официально вернулись в строй!

Настройка сообщения об отсутствии на работе в Office 365

Учетные записи Office 365 используют Exchange, а учетные записи Outlook используют POP, IMAP или Exchange. Процесс во многом одинаков, но отличается настолько, что оправдывает отдельное описание.

  1. Выберите Файл и Автоматические ответы в Outlook.
  2. Выберите Отправить автоматические ответы.
  3. Установите график, если хотите. Это полезно для забывчивых типов, таких как я, которые оставляют свои автоответчики активными, даже когда возвращаются.
  4. Убедитесь, что вкладка «Внутри моей организации» активна, и добавьте свое сообщение.
  5. Выберите «За пределами моей организации» и добавьте туда соответствующее сообщение. В зависимости от того, кто отправляет вам электронные письма из внешнего мира, вам может потребоваться проверить «Мои контакты», только в противном случае письма будут отправлены всем, включая информационные бюллетени, уведомления и даже спам.
  6. Выберите OK после завершения, чтобы активировать.

В Outlook 2016 этот процесс немного короче, но конечный результат остается тем же. Возможность задать временную шкалу очень удобна, и я, как пользователь Outlook 2016, надеюсь, что эта функция скоро перейдет в эту версию.

Отключите сообщение об отсутствии на работе в Office 365

Если вы не хотите использовать таймер, если вы пришли раньше или если вам нужно отменить сообщение о неявке, вы можете это сделать.

  1. Откройте Outlook и выберите Файл.
  2. Выберите Автоответчик и отметьте правило Не показывать.
  3. Выберите Не отправлять автоматические ответы.

Это немедленно прекратит отправку сообщений Exchange, так что убедитесь, что вы готовы ответить сразу после отключения.

Читайте так же:
Как настроить кнопки голосования в Outlook?

Зная, как настроить Outlook для сообщения об отсутствии, у вас не будет отговорок, чтобы не отвлекаться от работы. Удачи вам!

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

У пользователя Outlook есть два варианта автоматического действия над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых часто повторяется и отличается лишь несколькими частями данных (буквально несколькими словами или цифрами). Шаблоны — это, по сути, сохраненные сообщения, в которые новые данные вставляются непосредственно перед отправкой.

Правила в Microsoft Outlook — это действия, которые автоматически выполняются над сообщениями на основании существующего шаблона или заданных условий.

Мы рассмотрим поэтапный процесс создания шаблонов и правил, а также различия между разными версиями Outlook.

Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007

Редко кто пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось получить рабочую станцию с таким программным обеспечением, то следуйте данному руководству.

  1. В главном окне вызываем меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нём — подпункт «Почтовое сообщение». Альтернативой таких действий будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+N. Меню Файл в Outlook 2007 Переход к мастеру создания сообщений
  2. Теперь нам предложат ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Или же ваша цель — перенаправить адресата другому сотруднику (указать контактные данные). Вводим подходящий для этого текст в поле. Создание сообщения в Outlook Введите подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону
  3. После ввода информации сохраните шаблон. Нажатием на иконку Office в левом верхнем углу вызываем меню и выбираем пункт и подпункт с одинаковым названием «Сохранить как…». Меню Office в Outlook Сохраняем созданный файл
  4. Вводим желаемое имя шаблона и в качестве типа файла в выпадающем меню внизу выбираем «Шаблон Outlook». Нажимаем кнопку «Сохранить». Сохранение элемента через Проводник Вводим название шаблона и выбираем его тип

Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016

Алгоритм в более поздних версиях намного проще, но в настройках также появились новые возможности.

  1. В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы». Меню Файл в Outlook Выбираем пункт «Автоответы»
  2. Теперь Outlook даёт нам возможность не только ввести текст автоответа, но и выбрать период, в течение которого будет рассылаться шаблон (если не использовать этот пункт, то автоответ нужно будет деактивировать вручную), а также создать два разных текста автоответа (для штатных сотрудников и для людей за пределами вашей компании). При желании здесь же можно просмотреть правила, действующие на этот шаблон. Выбираем «Отправлять автоответы» и указываем нужный нам период. Нажимаем «OK». Автоответы в Outlook Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил
Читайте так же:
Как отвечать и пересылать электронные письма без подписи в Outlook?

Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003

Чтобы создать правило в Outlook 2003 и 2007, выполните следующие действия.

  1. В рабочей панели окна в выпадающем меню «Сервис» ищем пункт «Правила и оповещения». Нажимаем. Меню «Сервис» в Outlook Подпункт «Правила и оповещения»
  2. В открывшемся окне видим список правил, имеющихся на данный момент, а также кнопки управления. Для пользователя доступны изменение, копирование и удаление правила. Необходимое для работы в данный момент правило можно применить (кнопка в правом верхнем углу). Но на данный момент нас интересует кнопка «Новое…». Нажимаем её. Мастер настройки правил Outlook Нажимаем на кнопку «Новое»
  3. В «Мастере правил» находим и выбираем нужный нам шаблон. Далее нажимаем на гиперссылку (синие слова с подчёркиванием) для изменения данных. Для каждого шаблона они будут отличаться. Нажимаем «Далее».
    Мастер правил: выбор шаблона При необходимости — изменяем параметры в нижнем окне
  4. В следующем окне настраиваем фильтры, по которым будут сортироваться письма. Как видите, условий отбора может быть несколько, и по нажатию на конкретное условие настраиваются его параметры. Мастер правил: настройка фильтрации Задайте нужные параметры для правила
  5. В этом примере настраивается текст, по наличию которого в тексте письмо будет отбираться. Поиск текста Вводим ключевое поисковое слово
  6. А также указывается папка, в которую письмо, соответствующее критерию, будет перемещаться. Мастер правил: пример Результат нашей настройки
  7. Нажимаем «Готово» и возвращаемся к списку правил. Находим в списке созданное нами, нажимаем «Применить правила» и затем «ОК». Правила и оповещения: завершение работы Применяем созданное правило и нажимаем «ОК»

Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016

Принципиальной разницы в настройках нет. В процесс были внесены незначительные улучшения.

  1. Мастер настроек расположен в меню «Файл» (левый верхний угол) в пункте «Управление правилами и оповещениями» в подпункте «Правила и оповещения». Дальше всё по инструкции. Путь для мастера настроек Outlook «Файл» — «Сведения» — «Управление…»
  2. После шага 4 вышеописанной инструкции мастер настройки даёт нам возможность описать исключения из правил. Вверху — выбираем исключение, внизу — уточняем параметры. Мастер правил: настройка исключений Выбираем тип исключения и уточняем его параметры
  3. В следующем окне появилась возможность дать удобное имя правилу, применить его к уже пришедшим письмам и назначить созданное правило всем учётным записям. Мастер правил: настройка имени Назначаем имя и устанавливаем значки нужным параметрам
  4. Только после этого нажимаем «Готово» и создаём правило.
Читайте так же:
Как открыть адресную книгу в Outlook?

Видео: как включить автоответчик в Outlook 2013

Доступ к Out of Office в Microsoft Teams

Доступ к функции «Нет на работе» в Teams можно получить из своего профиля или настроек.

Из вашего профиля

Чтобы начать работу, щелкните значок своего профиля в правом верхнем углу. Выберите Установить сообщение о статусе. В нижней части всплывающего окна нажмите Расписание вне офиса.

Расписание отсутствия на работе из вашего профиля

Из ваших настроек

Щелкните значок Настройки и многое другое значок (три точки) в правом верхнем углу и выберите Настройки. Выбирать Общий налево. Справа прокрутите вниз до «Нет на работе» и нажмите Расписание.

Расписание отсутствия на работе в настройках

Если вдруг на панели инструментов в разделе «Отправка и получение» отсутствует кнопка «Автономно», необходимо сделать следующее

Добавление кнопки автономного режима работы в Outlook на панель инструментов

  1. Нажмите «Файл» в меню;
  2. Выберите «Параметры»;
  3. Перейдите к «Настроить поток»;
  4. В правой колонке любой удобной вкладки создайте новую группу;
  5. Выберите «Offline» в первой колонке, выберите только что созданную группу во второй колонке и нажмите «Добавить», как показано на скриншоте ниже.
голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector