000818.ru

Финансовые и Бух. услуги
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как найти следующее или все свободное время для встречи в Outlook?

Вот как можно навсегда решить проблемы с собранием Outlook

Это одна из лучших программ электронной почты, особенно для предприятий, и один из самых необходимых компонентов Microsoft Office.

Организовывать и управлять встречами легко, автоматизируя такие задачи, как отправка приглашений и напоминаний с помощью функции встреч.

В результате компонент встреч Outlook пользуется огромной популярностью и тесно конкурирует с функцией электронной почты. Но оно не лишено недостатков, некоторые из которых могут разрушить ваши попытки получить максимальную отдачу от приложения.

Вот некоторые из проблем с собраниями Outlook и способы их решения:

  • Собрание Outlook не появляется в календаре
  • Собрание Outlook не отправляет приглашения
  • Собрание Outlook не открывает / отменяет / удаляет приглашения
  • Приложение собрания Outlook не открывается
  • Обновление приложения Outlook на Android / iOS.

Как запланировать встречу в Outlook

Когда вы планируете встречу в Outlook с другим человеком или группой людей, они получают приглашение по электронной почте с подробной информацией о встрече. Получившие письмо могут принять или отклонить приглашение на встречу. Это добавляет собрание в календарь Outlook, отслеживает ответы участников и отправляет напоминание перед началом собрания.

В этой статье мы приводим инструкции по использованию Outlook для Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016, и Outlook 2013.

Как отправить приглашение календаря в Outlook

Вот как организовать встречу в Outlook:

Выберите Дом таб.

Выбрать Новые предметы >Встреча. Или нажмите Ctrl + Shift + Q.

Описание встречи следует написать в текстовом поле заголовка приглашения на встречу.

В обязательном поле В текстовом поле введите адреса электронной почты всех участников, которые будут присутствовать на собрании. В Outlook 2016 и 2013 введите адреса электронной почты в текстовое поле Кому.

Для выбора контактов из адресной книги можно выбрать один из вариантов: необходимый, необязательный или к.

В дополнительном текстовом поле введите адреса электронной почты людей, которые не обязаны присутствовать на собрании, но приглашены.

Выберите время начала и окончания встречи.

Если вы хотите заблокировать весь день собрания, выберите Весь день.

В Местоположение В текстовом поле введите адрес или номер помещения, в котором будет проводиться собрание.

В сообщении укажите любую другую информацию, которая понадобится членам вашей группы до начала встречи, и прикрепите файлы, которые вы хотите, чтобы они увидели.

Новое приглашение на встречу в Outlook с вложенным файлом

Прикрепите файл к приглашению на собрание, выбрав вкладку Вставка, а затем выбрав Прикрепить файл. Выберите Link Arrow в раскрывающемся списке для ссылки на документ в OneDrive.

По умолчанию, когда вы отправляете приглашение на встречу в Outlook, оно включает приглашение к ответу и дает получателю возможность предложить новое время для встречи. Чтобы изменить эти параметры, выберите вкладку Собрание, затем выберите Параметры ответа.

Энвойер.

Если вы измените свое расписание или если ваши участники изменят свои планы, вам следует отменить или перенести встречу.

Читайте так же:
Как ответить как другой адрес или другой пользователь в Outlook?

Как настроить повторяющуюся встречу

Выберите Главная вкладка, затем выберите Новые предметы >Встреча.

Вам нужно будет указать название собрания, обязательных участников, необязательных гостей и сообщение, описывающее цель собрания.

Выберите Сделать повтор.

Новое приглашение на собрание в Outlook, показывающее, как запланировать повторяющееся собрание

В Outlook 2016 и 2013 выберите Встреча >рекуррентность.

В разделе Повторное назначение В диалоговом окне введите время начала, время окончания и продолжительность встречи.

В разделе Repeat Pattern выберите, когда собрание будет повторяться. Например, еженедельное собрание в понедельник.

В Recurrence Range выберите продолжительность времени, в течение которого будут продолжаться повторяющиеся встречи. Автоматическая отмена собрания может произойти в определенную дату или после определенного количества собраний.

Выберите «Хорошее

Выберите отправить при приглашении на встречу.

Как использовать помощник по планированию для создания собрания

Помощник по планированию позволяет пользователям Exchange найти лучшее время для планирования встреч с другими пользователями Office 365 на работе. Когда вы открываете помощник по планированию, вы видите календарь для всех людей, которых вы пригласили на встречу.

Помощник по планированию встречи в Outlook

Чтобы использовать помощник по планированию, создайте приглашение на собрание, выберите Встреча вкладка>Помощник по планированию.

Как просмотреть собрание в календаре Outlook

Выберите переключатель видов, а затем выберите Календарь.

Чтобы найти встречу, пролистайте календарь или воспользуйтесь строкой поиска и введите название встречи.

Для просмотра сведений о собрании дважды щелкните элемент календаря.

Выберите вкладку последующих действий, чтобы просмотреть ответы. Ответ Эта колонка показывает участников, которые приняли приглашение на встречу, и тех, кто не принял.

При получении устного подтверждения от участника выберите Нет, затем выберите Принято, Отклонено или Предварительный ответ.

Закройте приглашение на встречу, когда закончите работу.

Как добавить людей в существующее приглашение на собрание

Поиск назначенной встречи в календаре.

Дважды щелкните элемент встречи.

Выберите Помощник по планированию вкладка>Добавить участников.

В диалоговом окне Select participants and resources (Выбор участников и ресурсов) выберите имя участника.

Выберите необходимый вариант или укажите, является ли присутствие на собрании обязательным или необязательным.

Выберите «Хороший

Участник добавляется в список «Все участники» в помощнике по планированию.

Как использовать задачи вOutlook 2016

Начните с перехода к панели Задачи, нажав на значок в меню вашей почтовой программы. Список дел и локальные задачи будут отдельными списками в списке «Мои задачи».

Панель задач Outlook 2016

«Список дел» содержит не только список ваших задач, но также и события, которые вы отметили как «К исполнению». «Задачи» — это те задания, которые вы создали в секции «Задач», в том числе и во вкладках с письмами или календарем.

Создание новых задач

Создавайте задачи несколькими способами, и вы можете добавить столько дополнительных деталей, сколько пожелаете, или просто задать имя задачи.

В панели «Задачи» вы можете легко добавить новую задачу, нажав на «Нажмите Добавить элемент (задачу)». Она будет создана, если вы введете для нее название. Затем вы можете создавать другие задачи. Попрактикуйтесь в создании шести различных задач с помощью этого инструмента.

Читайте так же:
Как не архивировать элементы в папке Outlook автоматически?

Создание задачи Outlook 2016

Примечание: Если у вас отображается список задач на вкладках «Почта» и «Календарь», то там также можно быстро создать новый элемент, просто заполнив поле «Введите новую задачу» и нажав клавишу Enter. Если список задач у вас не отображается, его можно добавить через ленточное меню «Вид» — «Макет» — «Список дел» — «Задачи».

Чтобы отметить задачу как выполненную, просто нажмите на красный флажок рядом с ее названием. Также можно нажать не на флажок, а на пустой флажок, тогда после нажатия на пустой флажок появится галочка и крестик рядом с названием задачи.

Завершение задачи Outlook 2016

Вы можете делать оба эти действия как на вкладке Задачи, так и на других вкладках. Выполненная задача будет продолжать отображаться с отметкой на вкладке Задачи, в то время как из Почты и Календаря она исчезнет.

Изменение статуса задачи

Чтобы внести изменения и дополнения в любую задачу, просто дважды щелкните по ней. В появившемся окне можно добавить, изменить или удалить задачу. Например, вы можете добавить краткое описание вашего проекта и то, что вы ожидаете получить в результате. После этого нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

Добавить описание задачи Outlook 2016

Использование кнопки «Создать задачу» в ленточном меню (раздел «Главная») также вызовет такое же окно. Дополнительно к названию можно добавить различные статусы, категории, приоритеты и напоминания.

Первым шагом является присвоение имени новой задаче. С помощью календаря можно установить дату начала и дату завершения задачи (или использовать только один из этих пунктов). В пункте «Состояние» можно выбрать одно из пяти значений состояния, например, «В работе» или «Завершено». Каждый тип «важности» и «процент завершенности» можно использовать для отслеживания хода выполнения задачи.

Параметры задачи Outlook 2016

Установите флажок «Напоминание», выберите конкретную дату и время, когда должен прозвучать звуковой сигнал, и нажмите OK. При необходимости вы также можете вручную выбрать звуковой сигнал, нажав на значок громкоговорителя.

Нижняя область предназначена для текстового описания. Просто нажмите на него один раз и начинайте писать. Вы можете поместить сюда любую информацию, относящуюся к заданию.

Если вы нажмете на значок «Подробности» в ленточном меню в разделе «Задача», вы также можете ввести предполагаемое количество часов для выполнения задачи и количество часов, потраченных на выполнение задачи. Здесь вы также можете ввести информацию о стоимости задания и название организации, с которой вы имеете дело. Чтобы перейти к предыдущему разделу описания и напоминания в том же ленточном меню, нажмите на значок «Задача» рядом с «Подробности», чтобы перейти к предыдущему описанию и напоминанию.

Назначение задачи другому человеку

Дважды щелкните на задаче, чтобы назначить ее другому пользователю, и выберите «Назначить задачу» из меню ленты в появившемся окне.

Назначить задачу Outlook 2016

Перед вами появится форма, похожая на электронное письмо. В поле «От» вы можете выбрать из выпадающего списка адрес электронной почты, с которого будет отправлено задание (если вы настроили несколько адресов электронной почты). В поле «Кому» необходимо указать лицо, ответственное за выполнение задания (разумеется, это лицо также должно использовать Outlook). При необходимости можно использовать дополнительные элементы: дату начала и окончания, статус, важность, описание.

Читайте так же:
Как ответить встроенными комментариями (отслеживание изменений) в Outlook?

Установите флажки «Сохранять обновленную копию этой задачи в списке задач» и «Отправлять мне отчет о состоянии, когда эта задача будет выполнена». Таким образом, например, вы всегда будете знать, каков статус пользователя — состояние и процент завершения — если пользователь изменится.

По заполнению всех необходимых данных нажмите кнопку «Отправить». Если у вас ранее были установлены персональные напоминания для этой задачи, то Outlook 2016 оповестит вас, что вы более не являетесь ответственным за задачу и ранее установленное напоминание отключено. Нажмите «Ок» — сообщение будет отправлено.

Назначение задачи Outlook 2016

Вы увидите значок человечка рядом с обычным значком задачи, когда задача будет назначена кому-то другому.

Назначенная задача Outlook 2016

Использование категорий

Для каждой задачи вы можете использовать категории. Причем у одной задачи может быть назначено несколько категорий. Для добавления категории нажимаем на задачу двойным щелчком мыши и из ленточного меню в графе «Задача» нажимаем кнопку «Выбрать категорию» — «Все категории».

По умолчанию категории называются в соответствии с цветом их меток. Просто нажмите кнопку «Переименовать» и дайте ей нужное имя. Кроме того, вы можете выбрать комбинацию клавиш для категории из выпадающего списка. В будущем вы сможете назначать задачи категориям, просто выбрав их в общем списке и нажав заданную ранее комбинацию клавиш.

Представление задач Outlook 2016

Выберите категорию, затем нажмите OK. Поперек задачи должна появиться цветная полоса с названием (или названиями) выбранных категорий. В списках задач также будет отображаться соответствующее обозначение.

Просмотр текущих задач

Вы можете просматривать ваши задачи, используя различные инструменты. В ленточном меню выберите пункт «Вид» и нажмите кнопку «Изменить представление» — у вас появятся варианты отображения ваших списков.

Обычно по умолчанию устанавливается «Простой список», в котором отображаются все задачи разной степени важности и с любой датой, включая уже выполненные. Когда у вас больше десятка задач, удобный выбор может оказаться очень полезным.

Например, когда вы выбираете задачи на текущий день, т.е. выбираете «Сегодня» в списке «Изменить вид», при необходимости вы можете иметь под рукой весь список задач. Для этого наведите курсор на значок «Задачи» на панели навигации и нажмите кнопку в правом верхнем углу окна — «Вид ленты». При нажатии на нее появляется панель со списком всех задач, где при необходимости можно быстро создать новую задачу (аналогичная панель может появиться в разделах Почта и Календарь, как уже упоминалось выше).

Первое, что должен проверить организатор, — можно ли его увидеть и услышать. Это не должно быть проблемой для мобильных устройств, но пользователи компьютеров часто сталкиваются с неприятными ситуациями. Чтобы избежать их, необходимо выполнить следующие действия:

  1. Откройте MS Teams у себя на компьютере или ноутбуке.
  2. Вызовите основное меню программы, нажав на миниатюру профиля в верхнем правом углу.
  3. А затем кликните по пункту «Настройки».Пункт Настройки в меню Microsoft Teams
  4. Откройте раздел «Устройства» в левом блоке.
  5. Активируйте режим «Расширенные настройки».
  6. Удостоверьтесь, что для динамика, веб-камеры и микрофона выбраны корректные устройства. При необходимости измените их.
  7. Теперь нажмите на кнопку «Сделать пробный звонок».Изменение настроек во вкладке Устройства Teams
Читайте так же:
Как настроить параметры фильтра нежелательной почты в Outlook?

Дождитесь звукового сигнала и произнесите любую фразу в микрофон обычным голосом. Через несколько секунд она будет повторена в наушниках или динамиках. В этом случае все настроено правильно.

Настало время подготовить конференцию к запуску. Эта опция присутствует как в настольной версии программы, так и в мобильном приложении. Поэтому мы рассмотрим эти два случая отдельно.

Случай №1: Программа для ПК

  1. Откройте раздел «Собрания» из левого меню.
  2. Нажмите на кнопку «Начать…».Кнопка Начать собрание в программе для компьютера
  3. В верней графе укажите название конференции, которое будет видно всем участникам.
  4. С помощью ползунков с иконками камеры и микрофона вы можете отключить звук и видео (по желанию).
  5. Кликните по кнопке «Присоединиться сейчас».Создание своего собрания в программе
  6. Закройте появившееся окошко.
  7. Далее, кликните по иконке «Показать участников».
  8. В появившемся блоке нажмите пункт «Отправка приглашения».
  9. А затем – «Копировать ссылку…».Пункт Копировать ссылку на собрание в программе Microsoft Teams

Пригласите других посетить собрание, переслав эту ссылку.

Случай №2: Приложение для смартфонов и планшетов

Для открытия планировщика в Teams на Android и iOS

  1. В мобильном приложении откройте одноименную вкладку, тапнув по ней на нижней панели.
  2. Нажмите на значок календаря в фиолетовом круге.Начало создания собрания в мобильном приложении
  3. В верхнем поле укажите имя конференции.
  4. Укажите подходящее время проведения вместе с датой.
  5. Тапните по «птичке» для подтверждения.Создание нового собрания в приложении Teams
  6. Далее, нажмите «Присоединиться».
  7. По желанию отключите звук и видео у себя.
  8. Опять нажмите «Присоединиться».Присоединение к своему собранию в приложении Teams

Остается только пригласить других пользователей на встречу. Для этого:

  1. Нажмите на иконку с двумя человеческими силуэтами в правом верхнем углу.Кнопка Участники собрания в мобильном приложенииВ результате откроется страница «Участники собрания».
  2. Тапните по иконке в том же месте, чтобы вызвать функцию «Поделиться».Кнопка Поделиться на странице Участники собрания в мобильном приложении
  3. Отправьте ссылку с помощью одного из установленных приложений или скопируйте ее и перешлите вручную, например, через соцсеть или мессенджер.

Отменить встречу в Outlook

Прежде чем мы двинемся дальше и поймем, как отменить встречу в Outlook, давайте сначала разберемся, как работает Outlook. Календарь Outlook — интересное и чрезвычайно полезное приложение. С помощью календаря Outlook можно легко отправлять запросы на собрания. В то же время запрос приглашения также может быть легко отменен. Также очень легко запланировать несколько встреч с Outlook. Организатор имеет полные права на отправку приглашений на собрание разным людям, а также на отмену собрания. Собрание может быть разовым, повторяющимся или одним или несколькими экземплярами повторяющегося собрания. Вот простые шаги, которые необходимо выполнить для любого типа отмены собрания.

Читайте: Как назначить звуковые оповещения о новых входящих сообщениях электронной почты в Outlook.

Действия по отмене разовой встречи

отменить встречу в Outlook

  1. Открыть Outlook. Перейдите на вкладку Календарь. В календаре щелкните встречу, не открывая ее.
  2. На вкладке Собрание нажмите Отменить собрание в Outlook в группе Действия.
  3. Введите текстовое сообщение, которое вы хотите прикрепить к уведомлению об отмене.
  4. Затем, наконец, нажмите Отправить отмену.
Читайте так же:
Как объединить повторяющиеся контакты в Outlook?

Внимание. Опция «Отменить встречу» в меню Действия доступна только организатору. Для тех, которые недоступны для просмотра, нет возможности отменить или удалить встречу.

Действия по отмене повторяющейся встречи

отменить встречу в Outlook

  1. Открыть Outlook. После открытия перейдите на вкладку Календарь.
  2. В диалоговом окне Открыть повтор нажмите Открыть серию, затем нажмите OK.
  3. Нажмите кнопку Повторить на панели инструментов.
  4. Щелкните конец, указанный в «Диапазон повтора».
  5. После нажатия кнопки Завершить раньше выберите дату окончания собрания и нажмите OK.
  6. Нажмите Отправить обновление.

Предупреждение. Если вы не видите опцию «Повторить» на панели инструментов по умолчанию, вы не можете отменить встречу, поскольку не являетесь организатором.

Действия по отмене экземпляра повторяющейся встречи

отменить встречу в Outlook

  1. Откройте Outlook и откройте повторяющееся событие.
  2. Нажмите «Открыть это событие» в разделе «Открыть повторяющийся элемент» и нажмите «OK».
  3. В меню Действия нажмите Отменить встречу в Outlook.
  4. В диалоговом окне Подтверждение удаления нажмите Удалить это событие.

Примечание. Вы не можете отменить собрание, если в меню «Действия» в Outlook нет опции «Отменить собрание».

При отмене или переносе встречи всегда полезно уведомить всех, кому ранее было направлено приглашение. Не существует жесткого и неукоснительного правила информировать всех участников, но, тем не менее, это относится к хорошему этикету.

Узнайте, как синхронизировать календарь Outlook с календарем Google.

Отменить встречу в Outlook.

Если приходится отказаться от присутствия на мероприятии

Для многих людей это самая простая ситуация, ведь им даже не нужно сообщать об изменениях в своих планах. Тем не менее, по его словам, за каждым событием стоят реальные люди.

В приглашении будет указан адрес электронной почты, по которому с вами можно связаться; лучше всего заранее извиниться за свое отсутствие. Тысячи людей посещают всевозможные семинары. Отсутствие одного приглашенного, скорее всего, не будет замечено.

Для тех, кто хочет сохранить свою профессиональную репутацию, предпочтительнее связываться с организаторами по электронной почте:

Спасибо, что пригласили меня на [название мероприятия]. К сожалению, я не смогу присутствовать. Я хотел бы сообщить вам об этом заранее, чтобы вы могли отправить приглашение кому-то другому. Пожалуйста, держите меня в курсе будущих событий. Я с радостью приму приглашение в следующий раз.

Всего наилучшего,

Как сказал мой босс: «Профессиональное сообщество отличается от обычного окружения. Из-за меньшего количества участников все знакомый друг с другом. Поэтому отказ от встречи должен стать исключением. Постарайтесь реально оценивать свое время и возможности, особенно если речь идет о соблюдении договоренностей с людьми, которые действительно рассчитывают на ваше присутствие»

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector